Wenn es ein Thema gibt, das die Buchhaltung vieler Unternehmen aktuell in Atem hält, dann ist es die E-Rechnung. Spätestens mit der Pflicht für Unternehmen, ab dem 1. Januar 2025 digitale Rechnungen anzunehmen, führt nichts mehr an der ZUGFeRD-Rechnung, neben der XRechnung das beliebteste Format für digitale Zahlungsaufforderungen, vorbei.
Viele Unternehmen fühlen sich nun unter Druck gesetzt, ihren Rechnungseingang und -ausgang in kürzester Zeit zu digitalisieren. Das bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich, sodass es umso wichtiger ist, diese Umstellung so intuitiv und flexibel wie möglich zu gestalten.
Genau da knüpft ZUGFeRD als hybrides Format für E-Rechnungen an. Die wichtigsten Infos, Vorteile und wie die Umstellung funktioniert, zeigen wir Ihnen in diesem Ratgeber.
Das Akronym ZUGFeRD steht für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dabei handelt es sich um einen deutschen Standard für elektronische Rechnungen, der XML-basierte strukturierte Daten mit einem maschinenlesbaren PDF kombiniert und in allen Branchen und Unternehmensgrößen zum Einsatz kommen kann. ZUGFeRD erfüllt die EN 16931 als europäischen Standard.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist, sofern sie der Absender nicht eigens als solche bezeichnet, nicht sofort erkennbar. Wenn es aber an die digitale Rechnungsverarbeitung geht, macht sich das ZUGFeRD-Format bemerkbar. Denn Sie können die Rechnung nicht nur als PDF einsehen, ein geeignetes Rechnungsprogramm kann sie auch direkt auslesen und medienbruchfrei weiterverarbeiten.
Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format sieht für Sie zunächst einmal nach einer gewöhnlichen Rechnung im PDF-Format aus. Im geöffneten Dokument fällt in einigen PDF-Anzeigeprogrammen aber links ein kleines Symbol in Form einer Büroklammer auf. Dahinter verbergen sich die XML-Informationen, die den digitalen Rechnungsworkflow erst möglich machen.
Das Format ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Versionen, die alle auf dem gleichen Prinzip (XML-Daten und PDF-Ansicht) beruhen. Den Anfang machte ZUGFeRD 1.0. Der Nachfolger war ZUGFeRD 2.0, das um die Versionen 2.0.1 und 2.1.1 erweitert wurde. Ab Version 2.0.1 sind die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt, ab 2.1.1 ist zudem ein XRechnungs-Profil enthalten. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.2.
ZUGFeRD selbst steht zum kostenlosen Download bereit, und zwar auf der Website des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Allerdings müssen Sie, um ZUGFeRD-Rechnungen empfangen, bearbeiten und versenden zu können, ein Rechnungsprogramm nutzen, das mit dem Format kompatibel ist. Dann erübrigt sich der separate Download von ZUGFeRD natürlich.
Daran, dass die E-Rechnung Pflicht wird, gibt es nichts zu rütteln – Worddokumente und Excel als Rechnung haben dann ausgedient und müssen umgewandelt werden. Ein guter Grund also, sich anzusehen, ob, wie und warum ZUGFeRD Ihre Rechnungsworkflows effizienter gestalten kann. Wir haben die Vorteile für Sie zusammengefasst:
Nach all den Vorzügen der ZUGFeRD-Rechnung widmen wir uns nun der praktischen Umsetzung im Rechnungsworkflow sowohl für den Sender als auch den Empfänger.
Zunächst zu den Voraussetzungen: Um eine Rechnung im ZUGFeRD-Format zu erstellen, benötigen Sie ein Rechnungsprogramm, welches ZUGFeRD-Rechnungen beherrscht, wie zum Beispiel CompuDMS. Weil die einzelnen Schritte sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden, erklären wir Ihnen den Workflow stellvertretend anhand unserer Lösung.
Sollten Sie bislang eine andere Software genutzt haben, die Sie ersetzen möchten, können die bestehenden Daten importiert werden. Andernfalls sollten zunächst alle Kundendaten und Artikel erfasst werden. So können Sie anschließend Ihre E-Rechnung erstellen:
Die Rechnung als ZUGFeRD hat den Vorteil, dass sie neben dem maschinenlesbaren Datensatz ihre Inhalte zugleich in einem PDF zeigt, sodass sich für Ihren Rechnungsempfänger nicht zwingend etwas ändern muss.
Möchten Sie als Rechnungsempfänger allerdings von den Vorteilen des Formats profitieren, brauchen Sie ein Programm, das ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten kann. Möglich ist das beispielsweise mit CompuDMS.
Als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet Ihnen die Software neben dem Modul für automatisierte Rechnungsverarbeitung auch die Möglichkeit, Ihre Rechnungen sowie alle zugehörigen Dokumente und Unterlagen datensicher und gesetzestreu abzulegen und zu archivieren. Und so geht es:
Von der gewöhnlichen PDF-Rechnung auf eine ZUGFeRD-Rechnung umzustellen, ist kein Problem. Damit Sie sowohl beim Rechnungsempfang als auch bei der Rechnungsstellung tatsächlich von allen Vorzügen der ZUGFeRD-Rechnung profitieren, benötigen Sie allerdings die passende Software-Umgebung.
Mit CompuDMS setzen Sie auf ein flexibles Rechnungsprogramm, das Ihnen alle Funktionen für Erstellung, Versand und Bearbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen bietet. Dank des integrierten Dokumentenmanagementsystems haben Sie ein vollwertiges Tool, bei dem von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung sämtliche Arbeitsschritte mitgedacht sind.
Wenn Sie künftig effizient und einfach ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und verarbeiten wollen, melden Sie sich gerne bei uns!
Rufen Sie uns einfach unter (02203) 202080 an oder schicken Sie uns über das nebenstehende Formular eine Nachricht.
Dokument Management GmbH
Stollwerckstr. 5
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