E-Rechnungen erstellen & verarbeiten

E-Rechnungen haben verschiedene Vorteile für Ihr Unternehmen. Zum einen ersparen Sie sich die (fehleranfällige) manuelle Übertragung, da der strukturierte Datensatz mit den Zahlungsinformationen medienbruchfrei empfangen und automatisiert verarbeitet wird.

Zum anderen sind E-Rechnungen kosteneffizienter als klassische Papierrechnungen und Sie sparen Zeit bei der Rechnungsverarbeitung. Das liegt zum einen daran, dass Sie Fehlerquellen bei der Rechnungsverarbeitung eliminieren. Zum anderen stehen die Rechnungen bei Verarbeitung mit einer Software zeitgleich allen berechtigten Fachabteilungen zur Verfügung, sodass die Freigabe und Bearbeitung beschleunigt wird.

Nachdem Sie eine E-Rechnung mithilfe einer passenden Software erstellt haben, können Sie diese per E-Mail an den Empfänger senden. Wie genau die Rechnungsstellung abläuft, kann von Programm zu Programm variieren. Mit CompuDMS generieren Sie aus der Rechnungsmaske heraus mit einem Klick automatisch eine E-Mail und können auch weitere relevante Dokumente, wie z. B. eine Leistungsübersicht, anhängen.

Theoretisch können Sie E-Rechnungen mit jeder Software empfangen und erstellen, welche das jeweilige E-Rechnungsformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) verarbeiten kann. Allerdings gibt es zwischen den Programmen einige Unterschiede.

Damit Sie flexibel auf die Wünsche Ihrer Kunden reagieren können, empfehlen wir Ihnen, eine Software zu wählen, die verschiedene Formate verarbeiten kann. Außerdem sollten die Rechnungsworkflows in der Software (z. B. hinsichtlich Rechnungsprüfung oder -freigabe) individuell konfigurierbar sein, damit Sie Ihren Rechnungseingang und -ausgang möglichst effizient digitalisieren.

Um Insellösungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen zudem, eine Rechnungssoftware mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu kombinieren. So können Sie Ihre E-Rechnungen sowie alle relevanten Zusatzdokumente auch direkt organisieren sowie (analog zu Ihren anderen digitalen Geschäftsunterlagen) revisionssicher und GoBD-konform archivieren.

Der Begriff E-Rechnung (elektronische Rechnung) bezeichnet gemäß Neudefinition durch das Wachstumschancengesetz eine Rechnung, die als strukturierter Datensatz ausgestellt, empfangen und von einer Software elektronisch verarbeitet werden kann. Da die XRechnung all diese Voraussetzungen erfüllt, ist jede XRechnung eine E-Rechnung.

Umgekehrt gilt das jedoch nicht, denn es gibt neben der XRechnung noch weitere E-Rechnungsformate. Alle Informationen im Überblick finden Sie in unserem Ratgeber zur XRechnung sowie auf der Website der für den Standard XRechnung verantwortlichen Stelle.

ZUGFeRD ist ebenso wie XRechnung ein Datenformat für die elektronische Rechnungsstellung. Beide erfüllen die europäischen rechtlichen Anforderungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und basieren auf der Europäischen Norm 16931.

Im Gegensatz zu XRechnung ist ZUGFeRD ein hybrides elektronisches Rechnungsformat und beinhaltet neben dem maschinenlesbaren XML-Format auch eine inhaltsgleiche bildhafte Darstellung der Rechnung als PDF-Format, die von Menschen problemlos gelesen werden kann. XRechnung besteht ausschließlich aus der maschinenlesbaren XML-Datei.

Während ZUGFeRD vor allem nach den Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt wurde, berücksichtigt XRechnung zusätzlich zur Norm 16931 spezifische Anforderungen der deutschen Verwaltung. Seit Version 2.1.1 ist in ZUGFeRD ein Profil XRechnung enthalten, sodass ZUGFeRD-Nutzer nun auch XRechnung schreiben bzw. empfangen können.

XRechnung betrifft jedes Unternehmen, das Aufträge für Behörden ausführt. Seit dem 27.11.2020 verpflichtet der Bund seine Lieferanten, Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR ausschließlich in elektronischer Form zu versenden.

Die elektronischen Rechnungen müssen dabei die Anforderungen der Europäischen Norm 16931 für elektronische Rechnungsstellung erfüllen, wie z. B. das Datenformat XRechnung. Der Umsetzungsstand in den Bundesländern ist jedoch sehr unterschiedlich, sodass Sie sich dazu in den jeweils zuständigen Ministerien informieren müssen.

Im Gegensatz zur XRechnung gibt es keinerlei Verpflichtung dazu, ZUGFeRD-Rechnungen zu stellen. Die Pflicht zur E-Rechnung ist formatoffen, solange Sie sich für ein Format entscheiden, dass den E-Rechnungsstandard erfüllt (strukturierter Datensatz, elektronisch empfangbar und mithilfe einer Software medienbruchfrei weiterzuverarbeiten). 

Als hybrides Format hat ZUGFeRD den Vorteil, dass in der Datei neben dem Datensatz eine bildhafte Darstellung der Rechnung als PDF enthalten ist. Das ist praktisch, weil jeder Empfänger den Inhalt der Rechnung auch ohne eine entsprechende Software einsehen kann.

Sie können XRechnungen mit jeder Rechnungssoftware empfangen und verarbeiten, welche diesen E-Rechnungsstandard beherrscht. Mit CompuDMS fügen Sie XRechnungen einfach per Drag-and-drop oder über das Outlook-Plugin in den Rechnungseingang ein.

Unsere Software liest die Daten der XML-Datei aus, erstellt einen entsprechenden Datensatz und führt eine Validierung der Rechnung durch. Damit Sie die Rechnung auch selbst prüfen können, erstellt CompuDMS zudem eine Visualisierung der Rechnungsinformationen in einem Vorschaufenster.

Möchten Sie eine Rechnung im Format XRechnung erstellen, geht das ebenso effizient. Mit nur einem Klick können Sie „XRechnung“ als Ausgabeformat wählen.