Digitaler Rechnungsworkflow: Vorteile, Arbeitsablauf in 5 Schritten & Experten-Tipps

Rechnungsworkflow meint zunächst sämtliche Arbeitsschritte rund um eingehende Rechnungen. Damit tatsächlich von einem Workflow gesprochen werden kann, müssen diese Arbeitsschritte sinnvoll ineinandergreifen. Für einen digitalen Rechnungsworkflow braucht es die richtigen Software-Tools, damit Rechnungen ohne Medienbruch verarbeitet und anschließend revisionssicher archiviert werden können.

Geht es Ihnen wie den meisten Unternehmen und Rechnungen erreichen Sie bereits überwiegend in digitaler Form? Dann ist der Schritt vom analogen zum digitalen Rechnungsworkflow nicht nur naheliegend, die digitale Rechnungsverarbeitung bietet Ihnen auch diverse Vorteile:

• Schnelligkeit & Effizienz: Mit Software-Unterstützung nehmen alle Abläufe rund um Rechnungen Fahrt auf, da Daten digital statt manuell verarbeitet werden.
• Sparpotenziale nutzen: Je schneller Rechnungen verarbeitet werden, desto weniger Skonto-Prozente entgehen Ihnen.
• Alles im Blick: Ein digitaler Workflow ist transparent und übersichtlich, sodass Sie nicht von Rechnungslawinen und Zahlungsverpflichtungen überrollt werden.
• Weniger fehleranfällig: Korrekt umgesetzt, kommt es mit einem digitalen Rechnungsworkflow zu weniger Übertragungsfehlern von Konto- und Rechnungsnummern oder Zahlungsbeträgen.

Ob analog oder digital, ein Rechnungsworkflow umfasst stets die gleichen Schritte: Eingang, Prüfung, Freigabe, Zahlung und Archivierung. Bei der Übersetzung ins Digitale gibt es jedoch einige Besonderheiten zu beachten:

1. Eingang

Ein digitaler Rechnungseingang ist der erste Schritt auf dem Weg zum digitalen Rechnungsworkflow. Sollten Rechnungen noch in Papierform ankommen, setzen Sie an der Quelle an und überführen Sie sämtliche Zahlungsaufforderungen in digitale Formate, z. B. via Scan.

2. Prüfung

Ohne sorgfältige Rechnungsprüfung keine Zahlung, schließlich muss die Forderung sachlich und rechnerisch korrekt sein. Eine Software unterstützt Sie an dieser Stelle dabei, alle wichtigen Daten im Überblick zu behalten und Abweichungen schnell zu erkennen. Das minimiert die Fehlerquote deutlich.

3. Freigabe

Je nach Unternehmensstruktur ist eine ein- oder mehrstufige Rechnungsfreigabe sinnvoll, die Sie statt mit Stempel und händischer Unterschrift digital abbilden können. Mit der Freigabe wird die Rechnung automatisch als „zu bezahlen“ markiert und steht so unmittelbar für den nächsten Bearbeitungsschritt bereit – es muss nicht gewartet werden, bis die Papierrechnung von einem Schreibtisch auf den nächsten gelangt.

4. Zahlung

Eine Software unterstützt Sie aber auch durch weitere smarte Funktionen: Sie können z. B. Fristen abspeichern, um immer rechtzeitig Skonto zu ziehen oder über eine SEPA-Schnittstelle die Zahlungsaufträge medienbruchfrei an Ihre Banking-Software oder das Online-Banking zu übertragen. Wichtige Informationen, wie z. B. die IBAN-Nummern, müssen somit nicht händisch erfasst werden.

5. Archivierung

Der krönende Abschluss des Rechnungsworkflows ist die GoBD-konforme Archivierung – digital natürlich. Setzen Sie von Anfang an auf eine Software, welche die entsprechenden Features bietet, um nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her springen zu müssen.

Setzen Sie immer noch auf einen analogen Rechnungsworkflow, lassen Sie reichlich Optimierungspotenzial liegen. Wollen Sie nicht lieber Zeit und Ressourcen gewinnen und dabei auch noch Fehler reduzieren? Diese Tipps nützen Ihnen auf dem Weg dorthin:

1. Sorgfältige Planung: Planen Sie die Umstellung auf den digitalen Rechnungsworkflow mit Weitsicht, legen Sie einen Zeitplan fest und definieren Sie Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten klar.
2. Individuellen Bedarf klären: Erfassen Sie Ihre spezifischen Anforderungen, um sicherstellen zu können, dass die Software alle Anforderungen erfüllt. Praxiserprobte Module, die individuell angepasst werden können, sind hierfür eine sinnvolle Lösung. 
3. Nutzen Sie Expertise: Verlassen Sie sich nicht auf reine Versprechen, sondern fragen Sie nach einer Möglichkeit, die Software vorab anzuschauen. So können Sie sich davon überzeugen, ob ein Tool praktisch und intuitiv bedienbar ist. CompuDMS z. B. können Sie in einer kostenlosen Webdemo kennenlernen.
4. Bewährtes bewahren: Ihr Rechnungsworkflow ist tadellos, aber immer noch analog? Geeignete Strukturen sollten sich prinzipiell auch in den digitalen Prozess überführen lassen. Das lässt sich z. B. im Rahmen einer Webdemo einfach klären.
5. Mitarbeitende mitnehmen: Bewahren Sie ein offenes Ohr für Ängste und Sorgen Ihrer Mitarbeitenden, denn dann können Sie sie umso besser auf den neuen digitalen Kurs einstimmen. Mit einer freundlichen, aber klaren Leitlinie holen Sie alle inhaltlich ab und vermeiden Parallelstrukturen in der Rechnungsbearbeitung.

Mit einem digitalen Rechnungsworkflow statt händisch umhergereichter Papierrechnungen erhöhen Sie Ihre innerbetriebliche Effizienz maßgeblich – und implementieren das, was der Gesetzgeber ab kommendem Jahr ohnehin verlangt.

Wenn Sie schon jetzt auf die digitalisierte Rechnungsverarbeitung setzen, agieren Sie proaktiv und sparen dabei auch noch Zeit. So auch Ihr Unternehmen an Tempo zulegen und fehleranfällige Prozesse verbessern will, machen wir Sie gern mit CompuDMS vertraut.