FAQ - Häufig gestellte Fragen

Das wohl am häufigsten genannte Argument für die Implementierung eines DMS: Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (Stichwort: revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung steuer- und geschäftsrelevanter Dokumente).

Aber ein DMS bietet noch zahlreiche weitere Vorteile im Vergleich zur Ablage im Filesystem:

Zuvorderst ist hier die systemgestützte Versionierung und die damit verbundene strukturierte Ablage der Versionen eines Dokumentes zu nennen. Verschiedene Versionen eines Dokumentes müssen nicht mehr durch entsprechende Benennung gekennzeichnet werden. Es gibt nur einen Dateinamen und alle Versionen werden diesem chronologisch zugeordnet und mit einem Zeitstempel sowie der Kennung des Bearbeiters versehen. Das sorgt für Transparenz und vermeidet Fehler durch Verwendung der nicht aktuellsten Version eines Dokuments.

Darüber hinaus sind zu jeder Version Metadaten ergänzbar. Diese ermöglichen, Dokumente Verzeichnis-übergreifend zu bündeln – z. B. anhand der Dokumentenart (wie Vertrag, Rechnung, Angebot etc.) oder einer Kundennummer. Zudem lassen sich in den Metadaten auch Kommentare zu einer Datei einfügen, um so zusätzliche Informationen zu einem Dokument oder einer einzelnen Version bereitstellen zu können.

Es können nicht nur allgemeine Zugriffsrechte für Verzeichnisse festgelegt werden, sondern es lassen sich granulare Zugriffsrechte für verschiedene Aufgaben wie z. B. Bearbeiten, Lesen, Versionieren, Archivieren, Löschen definieren. Dies schafft Sicherheit bei gleichzeitig höchstmöglicher Flexibilität – statt einem „ganz oder gar nicht“.

Im DMS erfolgt ein Checkout zur Bearbeitung von Dateien, die somit für die Bearbeitung durch einen anderen Benutzer gesperrt sind. Vorteil: Der lesende Zugriff bleibt dabei für alle anderen Benutzer erhalten.

Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen komplexe Suchanfragen z. B. durch Kombination von Informationen aus Systemdaten, Metadaten und dem Dokumenteninhalt. So kann problemlos eine Suche nach einem Angebot (Metadatum) gestartet werden, das innerhalb der letzten 3 Jahren erstellt wurde (Systeminformation) und den Begriff „Sonderausstattung“ (Dokumenteninhalt) enthält. Eine Suchanfrage, die im Filesystem nicht möglich, bei einer großen Dateimenge aber sehr sinnvoll ist, um die Menge an Suchergebnissen auf ein Minimum zu reduzieren.

Auch die Rendition-Funktion im DMS reduziert Fehlerquellen. Denn sie ermöglicht, dass für 1 logisches Dokument zwei inhaltsgleiche Ausprägungen vorhanden sind – die selbst erstellte Word-Datei und das hierzu automatisch erzeugte PDF. Es muss keine manuelle Zuordnung von Word- und selbst erzeugter PDF-Datei erfolgen und so vermeiden Sie Fehler bei der Auswahl der zu verwendenden PDF-Datei.

Workflows beschreiben Geschäftsprozesse. In der Regel fallen bei den meisten Geschäftsprozessen auch Dokumente an, die bearbeitet werden und vor allem im Zusammenhang mit dem jeweiligen Prozess zur Verfügung stehen müssen.

Mit der Kombination von Workflows und Dokumentenmanagement navigieren Sie leichter und schneller durch die jeweiligen Bearbeitungsschritte und sparen so Zeit und reduzieren Fehlerquellen. Gerade bei Prozessen wie zum Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung hängt der komplette Prozess an dem zugrunde liegenden Dokument, welches dann zudem revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden muss. Daher bietet es sich an, diese beiden Bereiche zu verknüpfen. Mit der Kombination von Workflows und Dokumentenmanagement schaffen Sie eine zentrale und revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Daten und Dateien.

Ja, laden Sie sich einfach CompuDMS Professional von unserer Webseite unter https://www.compukoeln.de/produkte/weitere-informationen/downloads.html herunter. CompuDMS Professional kann für 2 Benutzer kostenlos verwendet werden und beinhaltet das Dokumentenmanagement. So können Sie CompuDMS selbst erforschen und herausfinden, ob es Ihren Anforderungen entspricht.

Um das Dokumentenmanagement mit CompuDMS kennenzulernen, können Sie sich CompuDMS Professional einfach von unserer Webseite unter https://www.compukoeln.de/compudms/downloads herunterladen.

Interessieren Sie sich für unsere Workflowmodule, zeigen wir Ihnen diese gerne im Rahmen einer unverbindlichen Webdemo – rufen Sie einfach an, um einen Termin zu vereinbaren.

Ja, das Installations- und Betriebshandbuch finden Sie in der Serververwaltung. Suchen Sie einfach über den Windows Button nach „CompuDMS Server“ und öffnen Sie das angezeigte Programm. Klicken Sie dort auf den Button „Dokumentation“, um das PDF „CompuDMS Installations- und Betriebshandbuch“ zu öffnen.

Alternativ können Sie das Installations- und Betriebshandbuch auch von unserer Webseite unter https://www.compukoeln.de/compudms/downloads herunterladen.

Sowohl die Dateien als auch die zugehörigen Metadaten werden auf dem CompuDMS Server gespeichert. Die Metadaten werden in einer PostgreSQL-Datenbank verwaltet. Die Daten und Dateien sind nur über den CompuDMS Client zugreifbar.

Ja. Sie können sowohl einzelnen Benutzern, aber auch Benutzergruppen Zugriffsrechte auf Verzeichnisse und Dateien einrichten und so zielgenau steuern, wer welche Dokumente sehen und in welcher Art und Weise bearbeiten kann.

Ein klares Ja. Die konkrete Umsetzung der Mandantentrennung kann dabei in verschiedenen Abstufungen erfolgen – je nachdem, welchem Zweck sie dient und welche Ressourcen gemeinsam genutzt werden sollen. Kontaktieren Sie uns doch einfach mal, dann können wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten vorstellen.

CompuDMS kann derzeit in den Sprachen Deutsch und Englisch verwendet werden. Standardmäßig wird die in Windows eingestellte Sprache (Systemsprache) verwendet – sofern sie von CompuDMS unterstützt wird. Die Sprache können Sie in den Einstellungen (im Unterpunkt „lokale Einstellungen/Spracheinstellungen“) im CompuDMS Client ändern. Um die gewählte Sprache zu aktivieren, müssen Sie danach lediglich den Client einmal neustarten.

Sie können Dateien per Copy & Paste oder Drag-and-drop in CompuDMS ablegen. Zudem verfügt CompuDMS über ein Microsoft Office Plugin, mit dessen Hilfe Dokumente direkt aus den Programmen Outlook, Word, Excel und PowerPoint in CompuDMS gespeichert werden können. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Dateien mit Hilfe des CompuDMS Importers automatisiert einzupflegen. Den CompuDMS Importer finden Sie im selben Verzeichnis wie den CompuDMS Client (in der Regel unter C:\Programme\CompuDMS Client) – ebenso wie eine entsprechende Kurzanleitung als PDF-Datei.

CompuDMS ist nicht an bestimmte Dateiformate gebunden: Es können beliebige Dateiformate in CompuDMS archiviert und verwaltet werden. In der Regel werden aber vor allem Dokument-Dateien wie PDFs, Office-Dateien oder E-Mails in einem DMS archiviert.

Ja, hierfür können Sie sich die betreffenden Dokumente oder auch ganze Verzeichnisse einfach über das jeweilige Kontextmenü als Favorit markieren.

Schauen Sie hierzu bei Bedarf auch ins CompuDMS Benutzerhandbuch (siehe Kachel „Hilfe und Dokumentation“/Benutzerhandbuch in der CompuDMS-Hauptansicht) oder unter der Rubrik „Tech Tipps“ auf unserer Webseite.

Wird ein Dokument zur Bearbeitung geöffnet, erfolgt automatisch ein Checkout des betreffenden Dokuments. Dieser Checkout sorgt dafür, dass das Dokument temporär gesperrt ist für die Bearbeitung durch andere Benutzer. Der lesende Zugriff bleibt hingegen auch während des Checkouts für alle anderen Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten erhalten. Nach der Bearbeitung kann das Dokument einfach wieder eingecheckt und so zur Bearbeitung durch andere Benutzer freigegeben werden.

Über „Versionieren“ können Sie verschiedene Bearbeitungsstände eines Dokumentes festschreiben und so nachvollziehbar machen, wer das Dokument wann geändert hat. Außerdem bieten versionierte Dateien Schutz vor versehentlichem Überschreiben oder Löschen der Datei.

Immer lassen sich Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen. Sollten Dateien aber mal schon vorher gelöscht werden müssen, haben wir hierfür eigens die Funktion „Vernichten“ eingerichtet. Diese Funktion kann bei Bedarf nur ausgewählten Benutzern (oder Benutzergruppen) zur Verfügung gestellt werden, um das unbeabsichtigte Löschen von aufbewahrungspflichtigen Daten zu verhindern.

Mit Hilfe der Funktionen „Versionieren“ und „Archivieren“ können Sie Ihre Dokumente revisionssicher und GoBD-konform ablegen. Müssen aufgrund von Anforderungen der DSGVO versionierte oder bereits archivierte Dateien gelöscht werden, wird dies durch die Funktion „Vernichten“ ermöglicht. Die Abwägung, welcher Anforderung Vorrang einzuräumen ist, treffen Sie selbst (ggf. in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater und Datenschutzbeauftragten).

Damit die Inhalte Ihrer gescannten Dokumente für die Volltextsuche zur Verfügung stehen, können Sie die Texterkennung (OCR) von CompuDMS nutzen. Diese können Sie einfach über das Kontextmenü der betreffenden Datei durchführen lassen. Nach Abschluss der Texterkennung steht der Dokumentinhalt für die Volltextsuche zur Verfügung.

Beim Scannen entsteht lediglich ein Abbild des Dokuments (eine Art Foto). Auch wenn Sie Text sehen, kann dieser vom Computer nicht gelesen und somit weder kopiert noch bearbeitet werden. Daher bietet CompuDMS für diese Dokumente eine Texterkennung (OCR) an, um so die textlichen Inhalte maschinenlesbar zu machen.

„Normale“ (digital erstellte) PDF-Dateien, die z. B. durch Konvertierung einer Word-Datei entstanden sind, beinhalten bereits maschinenlesbaren Text. Daher wird keine separate Texterkennung benötigt und CompuDMS findet somit auch nichts, was „zu erkennen“ wäre und meldet daher: „Die Datei besteht nicht aus gescannten Seiten.“

Hierfür können mehrere Ursachen in Betracht kommen:

• Prüfen Sie zunächst, ob Sie im richtigen Dateipfad suchen.
• Falls der Suchbegriff nur im Dokumenteninhalt zu finden ist, müssen Sie das Häkchen bei „Dokumenteninhalt durchsuchen“ setzen.
• Suchen Sie vielleicht nach etwas, das nur in einer älteren Dateiversion enthalten war? Dann entfernen Sie den Haken bei „Suche auf neueste Fassung beschränken“.

Ja, verschiedene Dokumente können miteinander verknüpft werden. Dazu kann in den Eigenschaften einer Datei einfach eine Dateiverknüpfung hinzugefügt werden. Auf diese Weise wird beim Öffnen des einen Dokuments zur Bearbeitung automatisch das verknüpfte Dokument ebenfalls ausgecheckt und ist somit für die Bearbeitung durch andere Benutzer gesperrt.

Die Verknüpfung von Dateien ist immer dann nötig, wenn eine Datei Informationen aus einer anderen Datei benötigt – wie zum Beispiel bei der Erstellung eines Serienbriefs. Bei Bedarf finden Sie weitere Informationen im CompuDMS Benutzerhandbuch (siehe Kachel „Hilfe und Dokumentation“/Benutzerhandbuch in der CompuDMS-Hauptansicht).

Ja, Sie können Verzeichnisse ganz einfach exportieren und zusammen mit dem CompuDMS Client z. B. auf einem USB-Stick speichern. Auf diese Weise lassen sich Archive komfortabel an den Steuerberater oder Finanzbehörden übergeben. Der Vorteil von selbsttragenden Archiven ist, dass dabei nicht nur die betreffenden Dokumente selbst übergeben werden können, sondern – falls gewünscht – auch alle zugehörigen Versionen und Metadaten.

Selbsttragende Archive sind immer dann besonders hilfreich, wenn Personen Inhalte aus dem DMS zur Verfügung gestellt werden sollen, ohne ihnen Zugriff auf den DMS-Server geben zu müssen.

Wenn beim Öffnen des CompuDMS-Clients die Fehlermeldung erscheint "Login fehlgeschlagen: Schlüssel ist im angegebenen Status nicht gültig.", kann keine Verbindung mit dem CompuDMS-Server hergestellt werden und der Benutzer hat somit auch keinen Zugriff auf die Datenbank mit den darin gespeicherten Dateien und Dokumenten.

Das Problem tritt dann auf, wenn ein Administrator das Windows-Anmelde-Passwort für diesen Benutzer zuvor geändert hat.

Hinweis: Wenn ein Admin das Passwort für einen Benutzer ändert, wird er von Microsoft auf die möglichen Gefahren über ein Popup-Fenster hingewiesen!

Lösung:

1. Schließen Sie den CompuDMS-Client
2. Öffnen Sie auf dem Rechner des Benutzers und als dieser dort auch angemeldet die Datei: „%appdata%\CompuKöln Dokument Management GmbH\CompuDMS\config.ini“
3. Löschen Sie die Zeile beginnend mit „MachineId=…“
4. Speichern Sie die Änderung
5. Öffnen Sie den CompuDMS-Client
6. Melden Sie sich mit Ihrem CompuDMS-Benutzernamen und -Passwort an

Dadurch sollte ein neuer Schlüssel im Windows-Schlüsselspeicher angelegt werden und zukünftige Anmeldungen wieder problemlos funktionieren.