Den Rechnungseingang automatisieren mit unserer Software CompuDMS

Es gibt wahrscheinlich keinen anderen Prozess im Unternehmen, der so viel Optimierungspotential bietet, wie ein papierbasierter Rechnungseingang. Mit unserer branchenübergreifenden Workflow- und Dokumentenmanagement-Software CompuDMS lässt sich die Eingangsrechnungsverarbeitung automatisieren, optimieren und beschleunigen. Dadurch steigern Sie die Effizienz, senken die Betriebskosten und reduzieren Fehler durch manuelle Dateneingaben. Die zentrale und übersichtliche Oberfläche sorgt dafür, dass Sie immer den optimalen Überblick über die eingegangenen und zu zahlenden Rechnungen behalten. Selbstverständlich werden die Rechnungen GoBD-konform archiviert.

Viele Wege führen „nach" CompuDMS: Egal über welchen Weg – sei es der klassische Posteingang in Papierform oder der Rechnungserhalt per E-Mail – unser Rechnungsworkflow bietet Ihnen immer den passenden Import.

Papierrechnungen können Sie direkt über den Scanner am Arbeitsplatz digitalisieren. Alle eingescannten Seiten werden dabei in CompuDMS sowohl als kleine Vorschaugrafik in der Reihenfolge des Scanvorgangs als auch in großer Seitenansicht zur Beurteilung der Qualität des Scans angezeigt.

Alternativ können Sie Papierrechnungen mit Hilfe von Barcodes scannen. Dies ist vor allem praktisch, wenn an Ihrem Arbeitsplatz kein Scanner vorhanden ist oder größere Mengen von Rechnungen gescannt werden sollen. Diese können Sie dann per Klick in den Rechnungsworkflow von CompuDMS importieren.

Digitale Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, können Sie direkt aus Ihrem Outlook-Postfach heraus an den Rechnungsworkflow von CompuDMS übergeben. Selbstverständlich unterstützt CompuDMS auch die Abfrage eines extra eingerichteten Postfachs für den Rechnungseingang.

Egal, über welchen Weg die Rechnung den Rechnungsworkflow betritt, die nachfolgenden Bearbeitungsschritte sind für alle Rechnungen identisch und der Übermittlungsweg für die Bearbeitung transparent.

Die integrierte Texterkennung (OCR) ermöglicht die automatische Erfassung von Buchungsinformationen, wie z. B. Kreditor, Rechnungsbetrag und -datum. Zudem können Sie die Automatisierung an Ihre Unternehmensprozesse weiter anpassen: automatischer Verwendungszweck für wiederkehrende Eingangsrechnungen, automatische Freigabe nach Höhe des Rechnungsbetrags oder nach Abweichung von bisherigen Rechnungen des Kreditors. Mit unserer Unternehmenssoftware können Sie viel Zeit sparen.

Der Rechnungsworkflow von CompuDMS unterstützt unterschiedlichste Freigabes­zenarien: vom gängigen „4-Augen“-Prinzip bis hin zu mehrstufigen Freigabestrukturen. Dabei werden Eingangsrechnungen automatisch digital an die im Unternehmen involvierten Mitarbeiter zur sachlichen und fachlichen Prüfung sowie Zahlungsfreigabe weitergegeben. Wiederkehrende Rechnungen kann das System zudem auch eigenständig prüfen und – wenn möglich – anschließend umgehend freigeben sowie per Mausklick die Kontierung für Sie übernehmen.

Mit der Eingangsrechnungsverarbeitung von CompuDMS beschleunigen Sie nicht nur Ihre unternehmensinternen Abläufe, sondern mit Hilfe unserer Schnittstelle zu "DATEV Unternehmen online" auch die Kommunikation mit Buchhaltung oder Steuerberater. So sparen Sie Zeit und Geld. Nach dem Freigabeprozess können Sie die Rechnungen einfach als Export für DATEV an den Steuerberater übergeben.

Zudem lassen sich über die SEPA-Exportschnittstelle Zahlungsaufträge z. B. für StarMoney generieren. Somit müssen Sie keine Zahlungs- oder Buchungsdaten mehr doppelt erfassen.

CompuDMS bietet natürlich auch die Möglichkeit, Datenexporte im csv- oder dem xml-Format zu erzeugen.

Mit CompuDMS können Sie alle Buchungsinformationen zusammen mit den Rechnungsbelegen revisionssicher und GoBD-konform archivieren.

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Mit CompuDMS sorgen wir für die ordnungsgemäße elektronische Aufbewahrung Ihrer Buchhaltung.