Dokumente sicher verwalten mit unserer Software CompuDMS

Das Dokumentenmanagementsystem CompuDMS ist die ideale Basis für die Zusammenarbeit im Team oder mit Geschäftspartnern und ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff von mehreren Arbeitsplätzen auf die Dokumente. Von der Erstellung über die Bearbeitung und Versionierung bis hin zur revisionssicheren Archivierung bietet Ihnen unser DMS alle erforderlichen Funktionen des modernen Dokumentenmanagements. Darüber hinaus arbeiten Mitarbeiter mit Hilfe zahlreicher Funktionen in der Software, z. B. der integrierten Volltextsuche, einem Suchassistenten und dem Link- statt Dateiversand effizienter zusammen. Die intuitive, auf Windows-Standards basierende Bedienung des Dokumentenmanagementsystems ist für alle Mitarbeiter einfach zu erlernen und vermeidet großen Schulungsaufwand. Somit steht einer kurzfristigen Einführung eines modernen Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen nichts im Wege.

Wie von Windows bekannt, können Sie selbstverständlich auch in unserem Dokumentenmanagementsystem CompuDMS nach Dateinamen suchen. Darüber hinaus bietet Ihnen CompuDMS aber die Möglichkeit, Dateien mit zusätzlichen Informationen, sogenannten Metadaten, zu versehen. Das können beispielsweise Bearbeitungsvermerke, Freigaben oder auch Informationen zum Dokumententyp sein. Welche Informationen zu einer Datei obligatorisch angegeben werden müssen oder optional sind, entscheiden Sie selbst. Diese Metadaten werden natürlich ebenfalls für die punktgenaue Suche genutzt.

Aber auch Volltextsuche und Texterkennung (OCR) für die Suche in Dateiinhalten von z. B. PDF, Word- oder Excel-Dateien stehen Ihnen zur Verfügung. So werden auch im Dateiinhalt verborgene Informationen von CompuDMS zu Tage gefördert.

Zum schnelleren Auffinden von Suchbegriffen innerhalb Ihrer PDF-Dokumente werden die Fundstellen in der Dokumentvorschau farblich hervorgehoben. So können Sie auf einen Blick feststellen, ob Sie das passende Dokument gefunden haben.

Bei der Archivierung von Dokumenten sind Unternehmen an rechtliche Vorschriften und Aufbewahrungsfristen gebunden. CompuDMS ermöglicht die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung aller Dokumente im Unternehmen. Dank der revisionssicheren Dokumentenablage im DMS ist nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. In CompuDMS legen Sie fest, wer in welchem Umfang Zugriff auf Ihre Daten hat und verhindern, dass wichtige Informationen versehentlich gelöscht oder verändert werden können. So schützen Sie effektiv Ihre Unternehmensdaten und wahren die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften.