Digitaler Rechnungseingang: Warum Sie in Software investieren sollten statt in Stempelkissen

Elektronischer Rechnungseingang bezeichnet zunächst ganz schlicht sämtliche Rechnungen, die z. B. ein Unternehmen in digitaler Form und auf elektronischem Wege erreichen. Das ist zumeist die Rechnung per E-Mail-Anhang als PDF, kann aber auch eine normierte E-Rechnung sein. Digitale Rechnungen sollten möglichst ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden können.

Der elektronische Rechnungseingang bringt neben Bits und Bytes auch einige Vorteile mit sich. Was er genau an Gutem im Gepäck hat, haben wir hier für Sie zusammengefasst:

• Effizienz: Mit dem elektronischen Rechnungseingang erhöhen Sie die Effizienz Ihrer Buchhaltung, da Rechnungen, Storni und Rückfragen schneller bearbeitet werden.
• Fehlervermeidung: Setzen Sie vollständig auf den digitalen Rechnungseingang und erhöhen Sie so das Tempo, während Sie die Fehlerdichte rapide senken.
• Ressourcenschonend: Mit der Digitalisierung Ihres Rechnungseingangs eliminieren Sie Ausdrucke und Stempel und sparen somit Zeit, Papier und Platz.
• Auffindbarkeit: Mit der richtigen Software finden Sie elektronische Rechnungen leichter als so manchen Brief, der irgendwo im Posteingang steckt.
• Kurze Wege & Zeitersparnis: Statt Papierrechnungen zu stempeln und freizuzeichnen, gehen digitale Rechnungen den Freigabeprozess auf dem kurzen Dienstweg. Das spart Zeit, zumal verschiedene Arbeitsschritte der Rechnungsbearbeitung nahezu parallel erfolgen können.

Trotz der vielen Vorteile kann der digitale Rechnungseingang auch Risiken bzw. Herausforderungen mit sich bringen. Daher gilt es, die Kolleginnen und Kollegen aus der Buchhaltung gründlich zu schulen. Und auch andere Mitarbeitende, die mit eingehenden Rechnungen in Berührung kommen, müssen wissen, was zu tun ist: Die Zahlungsaufforderungen zum Beispiel nicht etwa ausdrucken.

Auch eine Ablehnung des elektronischen Rechnungseingangs ist nicht ungewöhnlich. Versetzen Sie sich in Ihre Angestellten hinein – manche arbeiten womöglich schon seit Jahren nach einem sukzessive optimierten System; da fällt es vielleicht schwer, mit einem neuen System gefühlt wieder von vorne anzufangen. Es empfiehlt sich daher, emphatische, aber klare Vorgaben zu machen und alle auf den Weg mitzunehmen.

Ihre Zulieferer oder Dienstleister können ein weiterer Stolperstein sein, wenn diese ihre Rechnungen weiterhin eisern in Papierform schicken. Dann könnte eine freundliche Bitte um die digitale Version den Prozessen auf die Sprünge helfen. Immerhin ist der digitale Rechnungseingang streng genommen schon per Gesetz vorgegeben.

Wenn Sie noch am Anfang der Reise hin zum digitalen Rechnungseingang sind, finden Sie hier die wichtigsten Schritte. Und auch für diejenigen, die schon rein digital unterwegs sind, ist vielleicht noch die eine oder andere Anregung dabei.

1. Die passende Infrastruktur: Kein digitaler Rechnungseingang ohne eine geeignete Software – E-Mail-Postfach und Dateisystem helfen Ihnen nicht weiter. Ein Dokumentenmanagementsystem mit effizienter Eingangsrechnungsverarbeitung wie CompuDMS ist eine nachhaltige Lösung.
2. Ihr Team mitnehmen: Ihre Mitarbeitenden müssen mit den Finessen des elektronischen Rechnungseingangs vertraut sein. Mit einer intuitiv bedienbaren Software klappt das auch ohne großen Schulungsaufwand. Ausgedruckte Rechnungen sollten zum No-Go werden. 
3. Klare Prozesse: Damit sich neue positive Gewohnheiten etablieren können, muss allen Beteiligten klar sein, wie elektronische Eingangsrechnungen zu bearbeiten sind. Legen Sie hierfür Prozesse fest, die bspw. im internen Wissensmanagement hinterlegt werden können.
4. Klare Zuständigkeiten: Wer wofür zuständig ist, sollte außer Frage stehen. Damit die Prozesse reibungslos laufen, müssen alle ihre jeweilige Aufgabe bei der Rechnungsbearbeitung kennen.
5. Lieferanten ins Boot holen: Bitten Sie Ihre Lieferanten und Dienstleister um elektronische Rechnungen. Am besten schriftlich per Mail, das erhöht die Verbindlichkeit.

Mit obigen fünf To-dos haben Sie den Grundstein für die digitale Rechnungsverarbeitung gelegt. Wie aber können Sie auf diesem Fundament aufbauen und Ihren Rechnungsworkflow in die richtigen Bahnen lenken? Mit CompuDMS könnte das in der Praxis so aussehen:

• Rechnungseingang: Ob digital oder in Papierform: Mit CompuDMS können Sie unterschiedlichste Formate elektronisch weiterverarbeiten, denn die Software besitzt ein Scan-Modul und eine OCR-Texterkennung. Damit macht Ihnen auch die Papierrechnung keinen Strich durch dieselbe. Die Formate XRechnung oder ZUGFeRD kann CompuDMS ebenso bearbeiten.
• Freigabeprozess: Für die Freigabe der Rechnungen müssen Sie nichts mehr drucken und stempeln lassen. CompuDMS bildet den Freigabeprozess digital ab – auf Wunsch auch mehrstufig, damit alles sachlich und rechnerisch richtig ist.
• Skontofristen: Auch die behält CompuDMS für Sie im Blick, damit Ihnen keine Prozente durch die Lappen gehen. 
• Strukturierte Ablage: Lieferscheine, Zollunterlagen und weitere Verwandte der Rechnung können Sie in unserer Software ebenfalls nach Vorgang strukturiert ablegen. 
• Archivierung: Nach getaner Arbeit müssen die Rechnungen sorgfältig abgelegt werden. Was nach mühsamer Fleißarbeit klingt, gelingt in CompuDMS nach Abschluss der Rechnungsbearbeitungsschritte ganz einfach per Knopfdruck. Dabei hilft das Dokumentenmanagementsystem mit GoBD-konformer Archivierung.

Manch einer in der Buchhaltung mag den alten Zeiten von Papier, Stempel und Aktenordner hinterhertrauern. Dafür gibt es allerdings wenig Gründe, denn die Digitalisierung des Berufslebens und insbesondere der Buchhaltung hat viele Vorteile, wenn Sie es richtig angehen. Manuell vs. digital haben wir hier für Sie verglichen:

Wenn Sie den digitalen Rechnungseingang als Chance begreifen, kann er Ihnen und Ihrem Unternehmen nur nützen. Wichtig ist dabei, dass Sie ganz auf die Digitalisierung setzen! Also keine Papierausdrucke von eingehenden digitalen Rechnungen mehr. Was Sie hingegen noch in Papierform erreicht, können Sie mit CompuDMS direkt per Scanfunktion digitalisieren. Ein System statt Parallelstrukturen lautet die Devise.

Wenn Sie Ihr Team mitnehmen und Ihre Lieferanten und Dienstleister briefen, sind Sie auf dem goldrichtigen Weg. Und mit einer intuitiv zu bedienenden Lösung wie CompuDMS haben Sie ein Tool in der Hand, um diesen Weg zu ebnen. Wir verraten Ihnen gern noch mehr über die Rechnungsfeatures unserer Software – melden Sie sich bei uns, wir beraten Sie umfassend und zeigen Ihnen die Eingangsrechnungsverarbeitung mit CompuDMS gern in einer Webdemo!