Einfach. Sicher.
Im Zuge der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung ist es in Unternehmen heutzutage gang und gäbe, geschäftlich relevante Informationen per E-Mail zu versenden. Demnach fallen auch E-Mails unter die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen.
Mit dem Archivierungsmodul von CompuDMS können ein- und ausgehende E-Mails inklusive aller Dateianhänge direkt vom Server automatisch GoBD-konform archiviert werden. Dank der integrierten Volltextsuche werden die E-Mails aber nicht nur sicher aufbewahrt, sondern sind zudem kinderleicht wieder auffindbar.
Auf diese Weise erfüllen Sie die Gesetzesanforderungen, entlasten Ihre E-Mail-Postfächer und haben trotzdem alle Informationen zugreifbar.
Durch die automatische E-Mail-Archivierung bleiben auch aus dem Anwenderpostfach gelöschte E-Mails und die darin enthaltenen Informationen mindestens gemäß der definierten Aufbewahrungsfristen erhalten.
Kaufleute sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind u. a. in § 257 HGB und § 147 Abgabenordnung (AO) geregelt. Die technischen Anforderungen an die Aufbewahrung von E-Mails ergeben sich aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Durch die zentrale automatische E-Mail-Archivierung können E-Mails bei Bedarf direkt aus den Anwenderpostfächern gelöscht und so der E-Mail-Server entlastet werden.
Durch die umfangreiche Zugriffsrechteverwaltung von CompuDMS können nur ermächtigte Benutzer auf das E-Mail-Archiv bzw. definierte Teilbereiche (wie z. B. nur die Mails, die an einen Mitarbeiter adressiert sind oder deren Absender er war) zugreifen.
Dank der in CompuDMS integrierten Volltextsuche kann bequem im E-Mail-Archiv nach Inhalten gesucht werden. Dies geht in der Regel auch deutlich schneller und komfortabler als im Mailprogramm.
Die Antwort lautet schlicht: da ein E-Mail-Archiv und ein Backup unterschiedliche Anforderungen erfüllen!
Bei einem Backup geht es um die kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten, um diese im Bedarfsfall (zum Beispiel bei Datenverlust durch Festplatten-Schäden) wiederherstellen zu können. Ein Backup umfasst immer nur den Istzustand zum Zeitpunkt der Datensicherung als echte Kopie, d. h. die originären Daten werden nach dem Anlegen eines Backups nicht gelöscht.
Bei der Archivierung geht es hingegen um die langfristige Speicherung auf einem separaten Datenträger zum Zweck der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit sowie der Erfüllung von Aufbewahrungspflichten. In der Regel wandern die Daten bei der Archivierung vom primären Speicher in einen sekundären – das Archiv – und werden somit in der Regel verschoben. Dies ermöglicht im Falle der E-Mail-Archivierung auch die Entlastung des Mail-Servers.
Das Modul zur automatischen E-Mail-Archivierung ist optional und nur in Verbindung mit CompuDMS erhältlich.
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