Mit unserem branchenunabhängigen Dokumentenmanagementsystem CompuDMS bieten wir Unternehmen sowohl eine effiziente Dokumentenverwaltung mit revisionssicherer und GoBD-konformer Archivierung als auch eine Softwarelösung, in der viele, auch individuelle Geschäftsprozesse abgebildet und Informationen der täglichen Arbeit zentral gebündelt werden können.
Auch komplementäre Dienstleistungen wie das IT-Hosting, das Scannen von Akten und Plänen oder die Beratung zum Thema Digitalisierung und Prozessoptimierung gehören zu unserem Angebot.
Die Zielgruppe ist so vielfältig wie die Anwendungsmöglichkeiten der Software CompuDMS selbst. So zählen Versicherungen, Banken, Unternehmen aus Wirtschaft und Handel sowie Einzelunternehmer zu den jahrelang zufriedenen Kunden von CompuKöln.
Dr. Oliver Schliebusch studierte und promovierte von 1995 bis 2005 an der RWTH Aachen im Fachbereich Elektrotechnik. Während der Promotion publizierte er seine Forschungsergebnisse auf zahlreichen internationalen Konferenzen in Europa, Asien und den USA und erwarb verschiedene Softwarepatente.
Seine Forschungsergebnisse flossen unmittelbar in Produkte der Electronic Design Automation Branche (EDA) ein, in der er ab 2006 beim langjährigen Industriepartner seine Forschungs- & Entwicklungsarbeit fortführte.
Als Leiter „Softwareentwicklung und IT“ wechselte er 2007 in das väterliche Unternehmen, später wurde er Prokurist und schließlich Geschäftsführer der CompuKöln.
Matthias Schröther studierte von 1993 bis 1999 Elektrotechnik an der RWTH Aachen.
Nach dem Studium war er für Nokia zunächst als Software-Entwickler, dann als Projektleiter von internationalen und von Outsourcing-Projekten im Mobilfunkbereich tätig.
Im Jahr 2012 wechselte er als Bereichsleiter Entwicklung und IT, später als Prokurist zur CompuKöln.
Dr. Oliver Schliebusch, Geschäftsführer der CompuKöln Dokument Management GmbH, gibt im folgenden Interview Einblicke in Entstehungsgeschichte und Werdegang der CompuKöln.
Vielleicht fangen wir erstmal mit den Eckdaten an: Wann wurde die CompuKöln gegründet?
Die CompuKöln ist durch ein Management Buyout im Jahr 2002 entstanden. Mein Vater leitete bis zu diesem Zeitpunkt die Kölner Niederlassung der W. Kohlhammer Compunication aus Stuttgart. Er machte den bisherigen Spitznamen „CompuKöln“ zum neuen Firmennamen, mit dem er dann unter eigener Flagge, aber mit demselben Team, weitersegelte.
Im Jahr 2013 habe ich die Firma von meinem Vater übernommen und bin seitdem als Geschäftsführer und Inhaber hier unterwegs.
Demnach gibt es die Firma inhaltlich schon viel länger als 21 Jahre?
Ja, mein Vater leitete bereits seit 1980 als Abteilungs- und später Niederlassungsleiter sein Team in der Kohlhammer Gruppe, so dass die CompuKöln inzwischen tatsächlich auf mehr als 40 Jahre erfolgreiche Softwareentwicklung im Informationsmanagement zurückblicken kann.
In einer so langen Zeit gibt es doch bestimmt vor allem auch technisch spannende Entwicklungsschritte?
Oh ja! Begonnen haben wir mit der Archivierung auf Mikrofilm! Kennt das noch jemand? Das sind – für die, die das nicht mehr kennen – solche Karten, auf denen im Negativ die Seiten, die archiviert werden sollten, verkleinert abgelichtet wurden. Mit einem entsprechenden Lesegerät konnte man dann in diesen Seiten recherchieren.
Das Verfahren hat mein Vater in den 90er Jahren mit WK-Archiv, später CompuArchiv, in die digitale Welt übertragen. Dabei wurden die gleichen Archivierungsjobs, die früher auf Mikrofilm archiviert wurden, auf CD-ROM bzw. DVD archiviert.
Schließlich kamen die Portierung der Archivierung in ein Client-Server-System für lokale Netze und in unser Web-Archiv hinzu. So konnten wir unseren Kunden verschiedenste Zugriffsoptionen ermöglichen.
Bei CompuArchiv stand immer die Archivierung und strukturierte Durchsuchbarkeit großer Datenmengen im Vordergrund. Bestehende Dokumente sollten revisionssicher archiviert werden, darin enthaltene Informationen aber bei Bedarf schnell und im richtigen Kontext gefunden werden können. Dies war und ist auch heute noch für Banken oder Versicherungen mit vielen gleichförmigen Dokumenten ein wichtiges Hilfsmittel, um konkrete Informationen aufzufinden.
Das heißt, Dokumente waren bzw. sind erst dann für CompuArchiv relevant, wenn sie ihren finalen Stand erreicht haben?
Im Prinzip schon. Und das war dann auch die Motivation für die Entwicklung von CompuDMS. Denn darin kann nun der ganze Lebenszyklus eines Dokumentes abgebildet werden: von der Entstehung, über die Bearbeitung bis hin zum finalen Stand.
Aber CompuDMS beinhaltet doch inzwischen nicht nur das Dokumentenmanagement, sondern auch ein Workflowmanagement – wie kam es dazu?
Das war unseres Erachtens der logische nächste Schritt: Dokumente sind ja immer auch eingebettet in Prozesse. Denken Sie z. B. an eine Eingangsrechnung: Sie muss nach dem Eingang erfasst, geprüft, freigegeben, kontiert, bezahlt und an die Buchhaltung übergeben werden. Da bot es sich an, diese zugehörigen Prozesse ebenfalls zu digitalisieren und in die Software zu integrieren. Erst dadurch kann die Digitalisierung zu einer Automatisierung führen und so Prozesse deutlich effizienter machen.
Dies gilt natürlich auch für andere Prozesse – wie zum Beispiel die Rechnungsstellung oder das Vertragsmanagement. Die Basis bildet dabei aber in der Regel immer noch die revisionssichere Aufbewahrung der zugrundeliegenden Dokumente – unser Dokumentenmanagementsystem.
Kam für Sie auch die Entwicklung anderer Software in Betracht?
Wir bieten selbstverständlich auch individuelle Softwareentwicklung an. Diese kommt immer dann zum Tragen, wenn es für Unternehmensprozesse keine Standardlösungen gibt, aber eine Digitalisierung zur Effizienzsteigerung oder generell zur Bewältigung des jeweiligen Arbeitsvolumens erforderlich ist.
Zum Beispiel entwickeln wir seit 1990 die Ersatzteildokumentation SERPIC mit ca. 8 Millionen Motoren und über 360.000 Ersatzteilen für den Motorenhersteller Deutz hier aus Köln. Im Laufe der Jahre haben sich da natürlich die Anforderungen verändert, so dass auch diese Software stetig weiterentwickelt und an aktuelle Erfordernisse angepasst wird. Inzwischen ist mit SERPIC online z. B. auch eine Webversion verfügbar.
In jüngerer Vergangenheit haben wir für einen Logistik-Dienstleister – auch hier aus Köln – eine Lagerverwaltungssoftware entwickelt.
Neben den verschiedenen Softwarekomponenten war hierbei die besondere Herausforderung verschiedenste System anzubinden, um so eine komfortable Lösung für unseren Kunden und natürlich auch dessen Kunden anbieten zu können.
Sie sehen, vieles ist möglich.
Bieten Sie auch Produkte oder Dienstleistungen abseits Ihrer Software an?
Abseits würde ich nicht sagen, aber ergänzend: Wir haben tatsächlich immer schon aus unserer Sicht zugehörige Dienstleistungen angeboten wie z. B. das Hosting oder auch das Scannen großer Papiermengen zur Archivierung oder digitalen Weiterverwendung.
Damit Sie effizient arbeiten können, verbindet CompuDMS Dokumentenverwaltung und Workflowmanagement.
Für die optimal abgestimmte Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse bieten wir Ihnen auch unsere Dienstleistungen an.
Dann rufen Sie uns gerne einfach unter (02203) 202080 an
oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir freuen uns!
Dokument Management GmbH
Stollwerckstr. 5
51149 Köln
