Digitale Rechnungsverarbeitung: Elektronisch, einfach & effizient

Digitale Rechnungsverarbeitung bezeichnet die vollständige Digitalisierung aller Arbeitsschritte rund um Rechnungen und wird meist im Zusammenhang mit Eingangsrechnungen genannt. Dieser Prozess soll medienbruchfrei erfolgen, sprich ohne Wechsel von Computer zu Papier zu Scan etc. Die beste Lösung ist daher eine Software, die alle Schritte der Rechnungsverarbeitung umfasst.

Auch wenn Sie Ihren Rechnungsworkflow digital abbilden, bleiben die einzelnen Arbeitsschritte dieselben – nur dass sie Ihnen effizienter von der Hand gehen, wenn Sie auf die Unterstützung durch eine Software setzen. Dazu muss das Tool jedoch auch alle fünf klassischen Steps abbilden können:

1. Rechnungseingang
   Am Anfang der automatisierten Rechnungsverarbeitung steht der digitale Rechnungseingang. Den hat der Gesetzgeber für B2B-Rechnungen ohnehin längst zur Pflicht gemacht, was idealerweise auch Ihre Dienstleister und Lieferanten wissen. Die Rechnung sollten Sie demnach in digitalisierter Form erhalten.
2. Erkennen
   Die Software muss in der Lage sein, ggf. mittels OCR (Optical Character Recognition), die Daten aus dem Rechnungsdokument auszulesen. Relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Zahlungsbetrag, Zahlungsempfänger, Leistungsdatum und Co werden erfasst, sodass die fehleranfällige, händische Übertragung passé ist. Zudem sollte sie Ihnen anzeigen, welche Angaben nicht erkannt wurden und nachzutragen sind.
3. Prüfen
   An dieser Stelle spielt der Faktor Mensch nach wie vor eine wichtige Rolle, denn mit der Prüfung übernehmen Sie auch Verantwortung. Allerdings kann die passende Software Sie sinnvoll dabei unterstützen und Ihnen z. B. mit einem Klick eine Liste aller Rechnungen des Kreditors anzeigen – so erkennen Sie Abweichungen auf einen Blick. Auch hinterlegte Informationen, wie im Vorfeld angekündigte Preisinformationen, stehen unmittelbar zur Verfügung und müssen nicht erst mühsam herausgesucht werden.
4. Freigeben
   Alles bestens? Dann steht der Rechnungsfreigabe nichts mehr im Wege. Die freigegebene Rechnung wird den berechtigten Mitarbeitern unmittelbar als „zu bezahlen“ angezeigt, es ist keine gesonderte Information erforderlich. Auch für die Überweisung müssen keine Daten wie z. B. die IBAN-Nummern abgetippt werden – diese wichtigen Informationen überträgt die Software medienbruchfrei für Sie.
5. Archivieren
   Die Archivierung muss und sollte nicht mehr in Aktenordnern stattfinden, es geht schließlich auch digital und revisionssicher zugleich. Dafür muss die ausgewählte Software allerdings auch alle Anforderungen für die GoBD-konforme Archivierung erfüllen.

Die Rechnungsverarbeitung digital abzubilden, ist ein intuitiver Schritt – die Logik der einzelnen Arbeitsschritte bleibt schließlich dieselbe, egal ob auf Papier oder in einer Softwareoberfläche. Trotzdem kann es sich natürlich zunächst noch ungewohnt anfühlen, die Eingangsrechnungsverarbeitung einer Software anzuvertrauen. Damit es gelingt, sollte das Tool Ihnen folgende Funktionen bieten:

• E-Mail, Download oder Post: Die Mehrheit der Rechnungen erreicht Sie vermutlich bereits elektronisch. Hat die Software zudem ein Scan-Modul, können Sie auch Papierrechnungen sofort digitalisieren.
• PDF, XRechnung oder ZUGFeRD: Achten Sie darauf, dass Ihre Software Eingangsrechnungen in allen möglichen Dateiformaten erfassen und direkt digital weiterverarbeiten kann.
• Automatische Rechnungserfassung: Die richtige Software kann die zentralen Daten einer Rechnung (z. B. Kreditor, Rechnungsdatum und Betrag) auslesen und zuverlässig übertragen.
• Rechnungsprüfung & Freigabe: Die Software sollte die Möglichkeit bieten, verschiedene Prüfungs- und Freigabeszenarien umzusetzen und Sie so optimal dabei zu unterstützen, Ihre Rechnungsverarbeitung effizient zu digitalisieren.
• Skontofristen im Blick: Eine praktische Funktion ist auch das individuelle Hinterlegen von Skontofristen. So haben Sie alle Deadlines im Blick und Ihnen geht kein Einsparpotenzial verloren.
• Integriertes DMS: Von der GoBD-konformen Archivierung bis zur strukturierten, digitalen Ablage Ihrer Rechnungsunterlagen – die Kombination eines Dokumentenmanagementsystems mit Rechnungsmodulen ist praktisch und effizient.

Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung geht einfach – ein Prozess, eine Software, eine Lösung. Und die Vorteile sind zahlreich:

• Schnellere Buchhaltung: Ihr Buchhaltungsteam bewältigt einen höheren Workload, ohne dafür Überstunden und Mehrarbeit investieren zu müssen.
• Mehr Effizienz: Alle Prozesse rund um Ihre Rechnungen laufen zügiger ab, sodass Ihr Unternehmen insgesamt an Effizienz gewinnt.
• Geringere Fehlerdichte: Übertragungsfehler sind lästig, lassen sich aber kaum vermeiden – mit digitaler Rechnungsverarbeitung entstehen sie erst gar nicht.
• Skonto abziehen: Die Software unterstützt Sie dabei, Ihre Skontofristen im Blick zu behalten und erinnert Sie rechtzeitig.
• Mahngebühren vermeiden: Wenn Rechnungen schneller verarbeitet werden, sinkt auch die Gefahr, Zahlungsziele zu verpassen.
• Betriebsprüfung: Mit sauber und auffindbar abgelegten Zahlungsunterlagen können Sie der nächsten Betriebsprüfung entspannter entgegensehen.

Herausforderungen auf dem Weg zur digitalen Rechnungsverarbeitung liegen unserer Erfahrung nach vor allem in menschlichem Verhalten. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden für die Chancen der Digitalisierung begeistern und ihre eventuellen Sorgen ernst nehmen. Rechnungssteller sollten Sie in die Pflicht nehmen und um rein digitale Rechnungen bitten – notwendigenfalls ab einem Stichtag.

Für digitale Rechnungsverarbeitung setzen Sie mit CompuDMS auf ein Produkt, das neben der reinen Rechnungsverarbeitung ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) mitbringt. Das hat den Vorteil, dass Sie mit der Software nicht nur alle Schritte der Rechnungsverarbeitung abbilden, sondern sämtliche Dokumente in Ihrem Unternehmen papierlos und rechtssicher verwalten und ablegen können.

Statt auf viele kleine Insellösungen können Sie damit auf ein ganzheitliches System für Ihre geschäftlichen Unterlagen zurückgreifen, in dem diese zentral gespeichert, verzeichnisübergreifend strukturiert und revisionssicher archiviert werden. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, welche Vorteile Ihnen ein DMS noch bietet, empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag zum Dokumentenmanagementsystem.

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist nur insofern Zukunftsmusik, als dass sie das einzig zukunftsfähige Modell für Ihre Buchhaltung ist. Wenn Sie dabei auf ein System setzen, das Buchhaltung als Workflow mitdenkt, werden Sie die Effizienzsteigerung bei sinkender Fehlerquote rasch bemerken. Mit CompuDMS können Sie sämtliche Schritte der automatisierten Rechnungsverarbeitung abbilden.

Unser Tipp an Sie – schicken Sie den Stempel „sachlich und rechnerisch richtig“ in den Ruhestand und setzen Sie auf Digitalisierung. Damit entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden genauso wie Ihre Aktenschränke. Sie möchten wissen, was mit unserer Software sonst noch möglich ist? Erklären wir Ihnen gern: Rufen Sie uns noch heute an!