XRechnung: Die wichtigsten Infos zum elektronischen Rechnungsformat

Die XRechnung ist ein deutscher Standard gemäß der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung, bei dem die Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz zusammengesetzt sind. Dank diesem strukturierten Datensatz werden Empfang und Weiterverarbeitung durch verschiedene Softwaresysteme möglich.

Möchten Sie Rechnungen an die Bundesverwaltung sowie öffentliche Auftraggeber stellen, so ist das aktuelle XRechnung-Format Pflicht. Und diese Pflichtangaben gehören auf jede XRechnung:

• Umsatzsteuerliche Pflichtangaben gemäß § 14 UStG
• Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Bestell- und Lieferantennummer (sofern zuvor übermittelt)
• Leitweg-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers, kurz Leitweg-ID

Die Leitweg-ID funktioniert wie eine elektronische Adresse des Auftraggebers, die diesem die Rechnung zweifelsfrei zuordnet. Auf einer XRechnung sorgt sie dafür, dass die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes die Rechnung korrekt an die jeweiligen Behörden weiterleiten.

XRechnung ist ein deutsches Format für die E-Rechnung, das den Anforderungen der EU-Norm 16931 entspricht. Es besteht aus einem strukturierten Datensatz und kann medienbruchfrei, also elektronisch und bspw. ohne Ausdruck oder händische Übertragung der Rechnungsdaten, weiterverarbeitet werden. Gleiches gilt für ZUGFeRD, das aber anders als die XRechnung eine PDF-Ansicht enthält.

Für Ämter und Behörden ist die Annahme von E-Rechnungen Pflicht, und das schon seit einigen Jahren. Seit Herbst 2020 sind zudem Auftragnehmer von Bundesbehörden verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Die XRechnung ist hierfür die Maßgabe. ZUGFeRD mit seinem lesbaren PDF kommt v. a. im B2B-Bereich zum Einsatz, wo ab 2025 Empfang, Verarbeitung und Archivierung elektronischer Rechnungen Pflicht sein werden.

So viel zu den Vorgaben, die der Staat zur XRechnung macht. Die entscheidende Frage für Auftragnehmer ist allerdings, wie eine XRechnung zu erstellen ist. Das funktioniert nur mit einer geeigneten Software, mit der Sie E-Rechnungen erstellen können. Der Workflow ist in jedem Programm leicht unterschiedlich. Unsere Lösung CompuDMS geht so vor:

1. Bei den Debitoren den entsprechenden Kunden auswählen oder einen neuen Kunden anlegen (inkl. Adresse, Zahlungsfrist, Skonto etc.)

2. Gewünschtes Rechnungsformat, in diesem Fall natürlich XRechnung, auswählen

3. Rechnungspositionen einfügen oder per Knopfdruck eine wiederkehrende Rechnung mit allen zugehörigen Rechnungspositionen erzeugen

4. Leistungsübersichten und Stundenzettel anhängen, sofern gewünscht

5. Abschließende Prüfung der Rechnung, dann Freigabe und anschließender Rechnungsversand per E-Mail

6. Rechnungen mit der Zahlungsart Lastschrift können gemeinsam exportiert und in Ihre Banking-Software oder im Onlinebanking importiert bzw. hochgeladen werden

7. Übergabe der Daten an Ihre Buchhaltungslösung (wie z. B. DATEV)

In vielen Unternehmen werden Rechnungen bisher als PDF erstellt und versendet. Läge es da nicht nahe, einfach ein PDF in eine XRechnung umzuwandeln? Die Idee: Sie installieren einfach ein Konverter- oder Generator-Tool in Form eines Add-ons, statt den gesamten Rechnungsworkflow zu ändern.

Diese vermeintlich schnelle Lösung verursacht jedoch vor allem zusätzliche Arbeitsschritte. Zum einen wäre ein solcher Konverter technisch problematisch, da er unstrukturierte Daten in strukturierte übersetzen müsste. Ob die Konvertierung korrekt durchgeführt wurde, würde immer noch die Kontrolle durch einen Menschen erforderlich machen.

Außerdem stellt sich die Frage, wie Sie die Archivierung umsetzen sollten. Wieder wäre ein zusätzlicher Arbeitsschritt oder sogar ein weiteres Tool nötig. All diese überflüssigen Schritte sparen Sie sich, indem Sie Ihre XRechnungen direkt in einem originären System wie CompuDMS erzeugen. Die GoBD-konforme Archivierung ist ebenfalls integriert.

Sie wissen bereits, dass die Erstellung von XRechnungen eine spezialisierte Software benötigt. Was aber, wenn Sie eine XRechnung erhalten? Auch beim digitalen Rechnungseingang brauchen Sie ein spezielles Programm, um XRechnungen auslesen und verarbeiten zu können und damit von der Effizienzsteigerung in der Eingangsrechnungsverarbeitung zu profitieren.

Und so geht es Schritt für Schritt mit CompuDMS:

1. Die eingehende XRechnung z. B. per Drag-and-drop in CompuDMS transferieren.
2. Der integrierte Viewer zeigt Ihnen die Rechnungsdaten in einer Vorschau, die für das menschliche Auge gut zu erfassen ist und an gewohnte Rechnungsformulare erinnert.
3. Die Daten werden direkt und automatisch aus der XRechnung übernommen – Übertragungsfehler ausgeschlossen.
4. Sie müssen lediglich prüfen, ob die Rechnungsdaten inhaltlich korrekt sind. CompuDMS führt zudem automatisch eine Validierung durch und gibt Ihnen in einem Prüfbericht eine Empfehlung zur Annahme oder Ablehnung der jeweiligen Eingangsrechnung.
5. Stimmt alles? Dann kann die Freigabe starten bzw. die Zahlung angewiesen werden.
6. Mehr Automatisierung gefällig? Dann können Sie in CompuDMS für bestimmte Kreditoren eine vollständig automatisierte Rechnungsbearbeitung, bspw. bis zu einem gewissen Betrag, festlegen.
7. Der Kreditor ist noch nicht bei Ihnen erfasst? Auch dafür hat CompuDMS einen Button vorgesehen, der Ihnen dies mit einem Klick aus der XRechnung ermöglicht – ohne manuelle Eingabe oder Copy & Paste.

Wie Sie wissen, ist die elektronische Rechnung im B2G-Bereich, also Business to Government, schon seit 2020 verpflichtend. Wenn Sie (zukünftig) öffentliche Aufträge ausführen möchten, wird es Zeit, sich in Ihrem Unternehmen mit dem Thema auseinanderzusetzen. So klappt es:

1. Bringen Sie das Thema Ihrem Team näher, indem Sie betonen, wie viel schneller und einfacher Rechnungsbearbeitung damit funktioniert, von der geringeren Fehlerquote ganz zu schweigen.
2. Haben Sie ein offenes Ohr für die Sorgen und Ängste Ihrer Mitarbeitenden. Denen können Sie begegnen, indem Sie zeigen, wie einfach und datensicher die XRechnung ist. Der Validator hilft zudem, fehlerfreie XRechnungen zu erstellen und warnt, wenn wesentliche Daten nicht erfasst wurden.
3. Sie und Ihr Team können sich einfach in einer Web-Demo mit CompuDMS vertraut machen.

Sie haben jetzt den Vorteil, mit Bedacht die richtige Software für Ihr Unternehmen auszuwählen. Unser Tipp: Betrachten Sie die XRechnung nicht monothematisch, sondern in Ihren Rechnungsworkflow eingebettet. Entscheiden Sie sich für ein Tool, das Arbeitsabläufe bis zum Ende durchdenkt und bspw. auch eine gesetzeskonforme Archivierung bietet.

Bei der XRechnung haben Sie es mit einem XML-basierten Format der elektronischen Rechnung zu tun, das speziell zur Rechnungsstellung bei deutschen Ämtern und Behörden notwendig ist. Das A und O ist, dass das Format maschinenlesbar ist und medienbruchfrei weiterverarbeitet werden kann.

Um XRechnungen erstellen und bearbeiten zu können, brauchen Sie spezielle Software. Mit einem Rechnungsprogramm wie CompuDMS, das Ihnen auch ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem liefert, setzen Sie schon jetzt auf eine langfristige und umfassende Lösung.