Elektronische Rechnungsstellung: Der Countdown läuft! So spielen Sie schon heute nach den neuen Regeln

Dass die elektronische Rechnungsstellung ab Januar 2025 in vielen deutschen Unternehmen ganz oben auf der To-do-Liste steht, ist Ihnen wahrscheinlich nicht neu. Höchste Zeit also, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Falls Sie nun denken, dass Ihre Rechnungen ohnehin schon lange per Mail versendet werden, sollten Sie unbedingt weiterlesen, denn PDF und Mails sind keine E-Rechnung!

Kein PDF, kein Scan, keine Mail? Ganz richtig. Für eine E-Rechnung erstellen Sie stattdessen einen strukturierten Datensatz, den man ohne Medienbruch versenden, empfangen und weiterverarbeiten kann. Fehleranfälliges Abtippen oder Kopieren von Rechnungsdaten soll damit der Vergangenheit angehören, während Ihr Rechnungsworkflow in Schwung kommt und damit auch der Zahlungsverkehr im B2B-Bereich.

Elektronische Rechnungsstellung bedeutet, dass von Ihrem Unternehmen ausgehende Rechnungen elektronisch erstellt und übermittelt werden. Die Rechnungsdaten werden dabei zu einem maschinenlesbaren Datensatz umgewandelt, der die medienbruchfreie, automatisierte, maschinelle Weiterverarbeitung der Rechnung ohne Abtippen ermöglicht. Ausdrucken, Einscannen und Postversand werden damit überflüssig.

Die elektronische Rechnung wird im B2B-Bereich im kommenden Jahr relevant, wenngleich der Gesetzgeber hierfür noch eine Übergangsfrist einräumt. Sobald ein Unternehmen einem anderen Unternehmen eine Rechnung stellt, sollte dies elektronisch nach obigen technischen Kriterien erfolgen.

Wie bereits angedeutet, ist die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland im Business-to-Business ab 2025 zwar erwünscht, aber es gibt Übergangsregelungen, um die Implementierung im jeweiligen Unternehmen zu erleichtern. So sind Papierrechnungen weiterhin gültig, und digitale Rechnungsformate wie PDF sind mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls noch zulässig.

Rechnungen an Privatkunden, die im Zweifel keinen digitalen Rechnungseingang gewährleisten können, oder über Kleinstbeträge bis 250 Euro sowie bspw. für Fahrkarten können weiterhin in Papier- oder PDF-Form versendet werden. Wann immer aber ein Unternehmen oder ein Kleinunternehmer einem anderen Unternehmen Leistungen oder Waren verkauft, sollte dies mit elektronischer Rechnungsstellung ablaufen.

Auch wenn die elektronische Rechnungsstellung ab 2025 gewünscht ist, gibt es ein paar Sonderregelungen und Fristen zu beachten, die im B2B-Bereich für Unternehmen wie Solopreneure und Kleinunternehmer relevant sind. Da das ein wenig verwirrend sein kann, sorgen wir für Übersicht:

• Ab dem 01.01.2025 sollte die elektronische Rechnungsstellung in Unternehmen grundsätzlich eingeführt sein.
• Bis zum 31.12.2026 aber sind Papierrechnungen weiterhin allgemein zu akzeptieren, PDF, E-Mail & Co hingegen nur dann, wenn der Empfänger sein Einverständnis gibt.
• Bis zum 31.12.2027 gelten Papier, PDF und Mail nur noch dann, wenn der Empfänger zustimmt und Ihr Jahresumsatz 2026 zudem nicht über 800.000 Euro liegt.
• Ab dem 01.01.2028 ist digitaler Rechnungsversand Pflicht im B2B-Bereich – ohne Ausnahme, ohne Sondererlaubnis und unabhängig von Ihren Umsätzen.

Trotz der Umstellungszeit, die für digitalen Rechnungsausgang eingeräumt wird, raten wir Ihnen, mit der Zeit zu gehen, statt ihr hinterherzulaufen. Immerhin haben Sie es mit einem internationalen Anliegen zu tun, denn es gibt eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Diese soll auf internationaler Ebene Geschäfte einfacher und schneller machen und die europäische Wirtschaft wettbewerbsfähig halten.

Wenn Sie also lieber heute als morgen im Sinne der Norm EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung handeln wollen, helfen Ihnen diese fünf Schritte weiter:

1. Sehen Sie sich nach einer geeigneten Software um. Unsere Empfehlung ist ein Office-Allrounder wie CompuDMS, denn damit können Sie Zahlungsdaten in den beiden wichtigsten deutschen Rechnungsformaten ZUGFeRD und XRechnung ausgeben.
2. Wenn Sie Ihre Wahl getroffen haben, schulen Sie Ihr Buchhaltungsteam, damit es die elektronische Rechnungsstellung souverän meistert.
3. Informieren Sie Ihre Kundschaft per Rundmail darüber, dass die Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen ab sofort elektronisch erfolgt.
4. Die elektronische Rechnungsstellung kann starten – Zahlungsdaten eingeben, Rechnungsformat wählen, und ab die Post! In CompuDMS z. B. ist der automatisierte Rechnungsversand per E-Mail möglich.
5. Die digitalen Rechnungen automatisch archivieren: CompuDMS bietet Ihnen für die systematische, verschlagwortete Ablage ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem mit intelligenter Suche.

Mit dem richtigen System ist die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung also kein Kraftakt und auch problemlos vor Ablauf der gesetzlichen Übergangsfristen zu meistern. Elektronische Rechnungsstellung ist jedenfalls weit mehr als ein bloßes Bürokratiebeispiel oder eine digitale Fingerübung. Vielmehr bringt sie Ihnen trotz neuer Regularien, Normen und Vorschriften einige handfeste wirtschaftliche Vorteile:

• Strukturierung: Jeder Rechnungsvorgang ist übersichtlich in eine ganzheitliche Struktur eingegliedert. Parallelstrukturen, wie PDF, gescannte Papierrechnungen und postalischer Rechnungsausgang gleichzeitig, sind passé. Das erhöht auch Ihre betriebsinterne Effizienz.
• Geschwindigkeit: Der Zahlungsverkehr und damit auch der Geldeingang bei Ihnen wird schneller, wenn Sie auf elektronische Rechnungsstellung setzen.
• Papierloses Büro: Keine gedruckten Rechnungsduplikate mehr, kein überquellender Postausgang. Weniger Papier und weniger physischer Brieftransport bedeuten auch mehr Ressourcenschonung und tragen somit zum Klimaschutz bei.
• Sparpotenzial: Mit elektronischer Rechnungsstellung verringern Sie Ihre Ausgaben für Porto, Briefumschläge, Druckerpapier und Toner. Und dank Automatisierung geht auch der eigentliche Versand rascher von der Hand als beim Kuvertieren, sodass Ihre Buchhaltung auch noch Zeit spart.
• Fehlerreduktion: Elektronische Rechnungsstellung bedeutet zudem eine drastisch geminderte Fehlerquote. Während Ihren Kunden beim Abtippen langer IBAN oder Rechnungsnummern von Papierrechnungen oder PDF rasch ein Fehler unterlaufen kann, ist das dank automatisierter Weiterverarbeitung bei elektronischer Rechnungsstellung ausgeschlossen.
• Einheitlichkeit: Wenn Sie Ihre Rechnungsstellung konsequent elektronisch betreiben, können Ihre Kunden die Zahlungsdaten ebenso elektronisch weiterverarbeiten. Der ganze Prozess wird effizienter, als wenn Sie weiterhin PDF oder Papierrechnungen verschicken.
• Potenzial: Da die Verarbeitung von E-Rechnungen 2025 ohnehin Pflicht ist, dürfen Sie davon ausgehen, dass Ihre Kunden das neue Rechnungsformat verarbeiten können. Warum also dieses Potenzial nicht ausschöpfen?

Auch wenn elektronische Rechnungsstellung aktuell noch nicht verpflichtend ist, sollten Sie sich die Benefits dieses Aspekts der europäischen Digitalisierungsstrategie nicht entgehen lassen. Sie beschleunigen damit Ihre Prozesse und Ihren Cashflow, treiben die Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland wie in Europa voran und profitieren von schnellen, reibungslosen, fehlerfreien Abläufen.

Sie wollen schon heute nach den Rechnungsregeln von morgen spielen? Dabei unterstützen wir Sie gern. Melden Sie sich bei uns und lernen Sie das Rechnungsmodul unserer Lösung CompuDMS kennen. Wir freuen uns auf Sie!