Im Januar 2025 kommt für Unternehmen die Pflicht, E-Rechnungen zu erstellen. Und das hat durchaus sein Gutes, denn mit der elektronischen Rechnung können Sie Ihren Rechnungsworkflow bedeutend effizienter gestalten – vom schnelleren Versand über die gut organisierte Archivierung bis hin zur einfachen Übertragung an Steuerprogramme wie DATEV.
Aber: Neuerungen in den gewohnten Abläufen verlangen nicht nur nach neuem Know-how, sondern auch nach dem richtigen Programm, um für die E-Rechnung die optimalen Voraussetzungen zu schaffen. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wie Sie erfolgreich in die digitale Rechnungsverarbeitung einsteigen.
Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der medienbruchfrei versendet, empfangen und weiterverarbeitet werden kann. Eine händische Übertragung der Zahlungsdaten wird damit überflüssig. Im innerdeutschen Rechnungsaustausch sind ZUGFeRD-Rechnungen für B2B und XRechnung für Business to Government (B2G), also an Ämter und Behörden z. B. des Bundes, die gängigsten Formate.
Eine elektronische Rechnung zu erstellen, funktioniert auf verschiedenen Wegen. Die sinnvollste Methode ist es, auf eine geeignete Software zu setzen. Vor allem kleinere Unternehmen versuchen auch oft, E-Rechnungen kostenlos online zu erstellen. Das ist zwar grundsätzlich möglich, aber ein spezialisiertes Tool ist nachhaltiger und Sie können sicher sein, dass allen rechtlichen Anforderungen Genüge getan ist.
Einige Argumente dafür, E-Rechnungen zu erstellen, haben Sie bereits kennengelernt. Zugleich profitieren auch die Rechnungsempfänger davon, wenn Sie ihnen eine elektronische Rechnung erstellen. Warum die Digitalisierung des Rechnungsaustauschs für beide Seiten eine Win-win-Situation ist, erfahren Sie hier:
Die wohl relevanteste Voraussetzung für die elektronische Rechnung ist Ihre Kenntnis von der Gesetzeslage: Ab dem Beginn des Jahres 2025 sind alle Unternehmen in der Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Auch Kleinunternehmer sind von der Verpflichtung zum digitalen Rechnungseingang nicht ausgenommen. Der Versand ist ebenso obligatorisch, wenngleich es hierzu Übergangsregelungen geben wird.
Die Pflicht zu Eingang, Verarbeitung sowie Versand setzt natürlich die richtige Software voraus. Dabei sollten Sie auch die Ablage der E-Rechnungen im Auge behalten, denn GoBD-konforme Archivierung lautet die Vorgabe! Statt also mit vermeintlich kostenneutralen Insellösungen zu hantieren, ist die Integration eines vollumfänglichen Programms mit integriertem Dokumentenmanagementsystem die langfristig sinnvollste Lösung.
Bei XRechnung und ZUGFeRD handelt es sich um bundesdeutsche Standards für E-Rechnungen, die Ihnen immer wieder begegnen werden. Die Frage ist also, wie Sie die Formate erstellen können. Die Vorgehensweise variiert von Programm zu Programm. Im Rechnungsmodul von CompuDMS können Sie eine E-Rechnung so erstellen:
Die Vorteile von CompuDMS sind, dass Sie beide Standardformate der E-Rechnung erstellen können und ein vollumfängliches Dokumentenmanagementsystem als E-Rechnungssoftware nutzen, das auch die Archivierung direkt übernimmt.
Eine E-Rechnung erstellen, und zwar kostenlos – ist das mit Gratis-Online-Tools nicht unkomplizierter? Auf den ersten Blick mag es einfacher erscheinen, sich mit einer einfachen, kostenlosen Lösung zum Erstellen von E-Rechnungen zu begnügen. In der Tat gibt es kostenlose Online-Generatoren für beide in Deutschland gebräuchlichen Standardformate.
Die vermeintliche Kostenersparnis erweist sich jedoch schnell als Fehlkalkulation. Kostenlos sind üblicherweise lediglich die absoluten Basic-Funktionen. Und selbst diese können Sie meist nur für eine geringe monatliche Anzahl an E-Rechnungen nutzen, die Sie erstellen wollen.
Notwendige Leistungen wie die Archivierung sind nicht inklusive und müssen dann noch separat erfolgen. Dabei muss v. a. auch die Vollständigkeit der archivierten Rechnungen gewährleistet sein.
Für sehr kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige können solche Tools eine Übergangslösung sein; aber auch das nur für eine begrenzte Zeit, bis eine businesstaugliche Software hermuss. Bei einem größeren Headcount und komplexeren Strukturen aber sollten Sie direkt auf eine tragfähige Langzeit-Lösung setzen.
E-Rechnungen zu erstellen, wird schon bald zu einer zentralen Aufgabe Ihrer Buchhaltung. Statt bei einem so wichtigen To-do auf kostenlosen Insellösungen zu setzen, sollten Sie es als elementaren Bestandteil Ihres Unternehmens begreifen. Dementsprechend ist eine umfassende Lösung die einzig sinnvolle Option.
CompuDMS bietet Ihnen neben dem Rechnungsmodul ein vollständiges und durchdachtes System, um Ihre Unterlagen zu verwalten. Statt Insellösungen für Teilaufgaben zu nutzen, können Sie mit unserer Lösung den gesamten Lebenszyklus Ihrer geschäftlichen Dokumente in Ihr Business integrieren.
Eine elektronische Rechnung zu erstellen ist mit dem notwendigen Know-how und der richtigen Software keineswegs aufwendiger, als ein PDF zu erzeugen – ganz im Gegenteil. Ihre Vorteile dabei sind, dass Sie sämtliche Arbeitsschritte rund um die Rechnungserstellung gesetzeskonform, effizienter, korrekter und vor allem schneller abwickeln können.
Betrachten Sie das Erstellen von elektronischen Rechnungen nicht isoliert, sondern als organischen Bestandteil Ihres Business. Mit der richtigen Software lassen sich die Arbeitsschritte denkbar einfach in Ihre Prozesse integrieren.
Wie Sie mit CompuDMS E-Rechnungen erstellen können, zeigen wir Ihnen gerne in einer kostenlosen Webdemo.
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