DMS-Workflow: So bringen Sie Ihr Dokumentenmanagement in Fluss

Ein DMS ist eine Softwareanwendung, um Ihre geschäftlichen Unterlagen systematisch, strukturiert, wieder auffindbar und rechtssicher abzulegen und zu verwalten. Wesentlich ist, dass das System für alle Zugriffsberechtigten funktioniert und allgemeinverständlich ist.

Ein digitaler Workflow stellt die Gesamtheit mehrerer digitalisierter Arbeitsschritte dar, die auf ein konkretes Ziel zusteuern – es ist also sinnvoll, Ihr DMS mit einem passenden digitalen Workflow zu verbinden.

Ein Workflow kommt in Schwung, wenn alle Beteiligten ihre Zuständigkeit kennen und fristgerecht erledigen. Das klingt einfach, kann aber bei einem großen Team und komplexen Abläufen zur Herausforderung werden. Spätestens, wenn dann das benötigte Dokument nicht auffindbar ist, wird es stressig.

Ein effizienter DMS-Workflow beginnt daher mit einer gut organisierten digitalen Dokumentenablage. Dabei unterstützt Sie eine geeignete Dokumentenmanagement-Software wie CompuDMS und bietet Ihnen die optimale Grundlage für Workflowmanagement mit System:

• Überblick: Damit jedes berechtigte Teammitglied Zugriff auf Dokumente hat, sollten diese nicht auf persönlichen Laufwerken schlummern. Ein DMS legt den Grundstein für eine sinnvoll strukturierte Ablage, die effiziente Workflows erst möglich macht.
• Zeit: Nervenaufreibende Suchaktionen nach einzelnen Dokumenten können Sie sich sparen, wenn Sie auf ein DMS mit Volltextsuche und optischer Texterkennung (OCR) setzen, die bspw. auch per Scan erzeugte PDF-Dokumente erfasst. Für den schnellen Workflow empfiehlt sich daher ein OCR-fähiges Dokumentenmanagement.
• Klarheit: Statt für Fragezeichen, welche Dateiversion eigentlich aktuell ist, sollte Ihr DMS für Klarheit sorgen. Das funktioniert, wenn Dokumente sinnvoll versioniert und mit einem Status eindeutig gekennzeichnet werden.
• Effizienz: Ein häufiges Problem im Büroalltag ist, dass Arbeit unwissentlich doppelt gemacht wird. Um das in Dokumenten auszuschließen, können Sie während der Bearbeitung in CompuDMS die Nutzung für andere zeitweise sperren. So entstehen keine Parallelstrukturen, die Kollegen haben aber während Ihrer Bearbeitung dennoch Lesezugriff.

Ihr Workflowmanagement steht mit einem durchdachten DMS schon einmal auf sicheren Beinen. Es gibt allerdings ein paar Punkte, die Sie bei der Systematisierung der Workflows im DMS im Blick haben sollten. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie Ihr Augenmerk legen:

Berechtigungen

Für flüssige Workflows sollten Sie genau prüfen, wer sich wofür verantwortlich zeichnet. Zu viele Köche verderben bekanntlich den Brei; daher muss ggf. nicht vom Azubi bis zur Aushilfe jeder in jedem Dokument mitmischen. Umgekehrt aber muss der Personenkreis definiert sein, der unbedingt Bearbeitungszugriff benötigt. Hierbei hilft Ihnen das Berechtigungskonzept Ihres DMS.

Kompatibilität

MS Office ist der größte Player, wenn es um Büroanwendungen geht. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer DMS- und Workflowmanagement-Software daher unbedingt darauf, dass die Office-Integration möglich ist. Neben Word- und Excel-Dokumenten sollten auch PDF oder E-Mails abgespeichert werden können.

Rechtssicherheit

Als Profi sind Ihnen die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, natürlich ein Begriff. Das sollte auch für Ihr DMS-Workflowmanagement gelten, damit Sie Ihre Unterlagen sicher und vor allem rechtssicher verwahrt wissen.

Papierform

Tja, noch arbeitet nicht jeder papierlos: Nach wie vor trudeln Dokumente in Papierform ein. Um diese in Ihre DMS-Workflows zu integrieren, müssen sie digitalisiert werden. Dabei hilft ein integriertes Scan-Modul, das z. B. auch ein Plus von CompuDMS ist.

Nachdem wir Ihnen gezeigt haben, worauf Sie bei der Einführung eines DMS-Workflows achten sollten, kommen wir nun zu den zahlreichen Vorteilen:

• Wer sucht, der findet: Sind Ihre DMS-Workflows durchweg digital, wird alles leicht auffindbar. Genau das macht einen Workflow flüssig – wenn nicht unnötig viel Zeit für erfolglose Suchen draufgeht, weil Verschlagwortung von Dokumenten oder die Volltextsuche das Kopfzerbrechen sparen.
• Sie haben es im Griff: Sie wissen genau, wer in welchen Prozess involviert ist und wo die Zuständigkeiten liegen. Einfacher als mit gezieltem Workflowmanagement können Sie den Arbeitsprozess nicht steuern. Sie haben nämlich in der Hand, welches Teammitglied welche Berechtigungen erhält.
• Geschichte eines Dokuments: Wenn Bearbeitungsstufen eines Dokuments Teil eines Workflows sind, müssen sie transparent abgebildet werden. Das gelingt, wenn eine Versionshistorie Teil Ihres DMS-Workflows ist und Ihnen genau angezeigt wird, welchen Status das jeweilige Dokument hat.
• Ortsunabhängige Zusammenarbeit: Wie viele Ihrer Teammitglieder schätzen die Arbeit aus dem Homeoffice? Gewiss einige. Die Zusammenarbeit funktioniert ortsunabhängig ohne Reibungsverluste, wenn alle zuständigen Kolleginnen und Kollegen auf relevante Unterlagen zugreifen können.
• Daten geschützt, Speicherplatz gespart: Wenn Dokumente in E-Mail-Anhängen durch den Äther reisen, ist das teils sowohl ein Datenschutzproblem als auch ein Speicherplatzfresser in Ihrem Postfach. Dem Workflowmanagement tut es besser, wenn Links zu den Dateien im DMS versendet werden statt der Dateien selbst.

Zum Abschluss möchten wir Ihnen drei Anwendungsbeispiele dafür zeigen, wie Sie ein DMS beim Workflowmanagement in Ihrem Unternehmen praktisch und wirkungsvoll unterstützt.

Beispiel 1: Vertragsmanagement

Mit einem digitalen Vertragsmanagement erfassen Sie alle geschlossenen Verträge, die jeweiligen Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen. So haben Sie stets im Blick, was sich wann verlängert und können notwendigenfalls mit einer rechtzeitigen Kündigung einschreiten, bevor eine ungewollte Verlängerung eintritt.

Beispiel 2: Rechnungseingang

Ob Papier oder digitaler Rechnungseingang per E-Mail-Anhang – beide Varianten können Sie in einem DMS wie CompuDMS direkt integrieren. Der Rechnungsworkflow wird ein Leichtes, da Sie u. a. Rechnungsprüfung und -freigabe direkt im DMS abwickeln und der Workflow komplett in der digitalen Umgebung stattfindet.

Beispiel 3: Kontaktverwaltung

Ob beim Presseverteiler, Postversand oder auf Gästelisten – die Kontaktverwaltung ist ein mühseliges Geschäft. Nicht aber, wenn Sie diese als einen DMS-Workflow begreifen. So können Sie bspw. elektronische Visitenkarten nahtlos in CompuDMS einspeisen, die Kontakte mit Verschlagwortungen für Ihre Zwecke, z. B. den Newsletterversand, bündeln und Wiedervorlagen einstellen.

Wie Ihnen unser Artikel gezeigt hat, ist ein DMS weit mehr als nur ein „digitaler Aktenordner“. Richtig eingesetzt, wird es zum Steuerungsinstrument Ihrer internen Prozesse und unterstützt Sie dabei, die Arbeit im Team auf eine neue Ebene zu heben.

Indem Sie einen DMS-Workflow als effiziente Zusammenfassung und Digitalisierung von Arbeitsschritten begreifen, können Sie sich von Zeitfressern und ineffizienter Zusammenarbeit im Büroalltag getrost verabschieden.