DMS-Einführung: 5 Schritte für eine erfolgreiche Einführung inkl. Checkliste & Tipps

Die Etablierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mag Ihnen zunächst wie eine Sisyphus-Aufgabe erscheinen: fortlaufender Aufwand, minimale Wirkung. Die Realität sieht aber in vielen Unternehmen so aus, dass die bisherige Dokumentenverwaltung und -archivierung ein unstrukturierter Mix aus analogen und digitalen Prozessen ist – organisch gewachsen, wenig effizient und hochgradig fehleranfällig.

Die Befürchtung, die DMS-Einführung sei im Vergleich dazu aufwändig und kostenintensiv, ist keine gute Begründung, um auf ein DMS zu verzichten. Ganz im Gegenteil! Die Ängste rund um Aufwand und Kosten sind unbegründet, wenn Sie auf ein systematisches Vorgehen und einen seriösen Anbieter setzen.

Diese drei wesentlichen Vorteile bringt Ihnen ein DMS:

• weniger Papier im Büro
• schnellere Workflows dank Struktur & Volltextsuche
• Rechtssicherheit dank GoBD-konformer Archivierung

Eine DMS-Einführung ist keine Kleinigkeit, sondern ein Prozess, der aus voneinander abhängigen Einzelschritten besteht. Dieser Einzelschritte sollten Sie sich bewusst sein – sonst ist die Gefahr groß, dass Ihnen nach wenigen Metern die Luft ausgeht. Schließlich ist ein DMS keine Aktion für eine Abteilung, sondern sollte langfristig im gesamten Unternehmen integriert werden. Mit Hauruckaktionen oder unkoordiniertem Vorgehen kommen Sie also nicht weiter. 

Unserer Erfahrung nach sind die folgenden Aspekte die häufigsten Gründe, warum Unternehmen scheitern, wenn sie ein DMS-System einführen:

• Unseriöser Verkaufsprozess: Oftmals überreden Anbieter Unternehmen zu DMS, die letztlich doch nicht zu den tatsächlichen Bedarfen passen. Hier fangen die Probleme an!
• Nachrüstung: Hat die Einführung des DMS erstmal begonnen und haben sich die ersten Lücken aufgetan, müssen meist kostenintensive Anpassungen vorgenommen werden. Was nicht passt, wird dann mit hohem Kostenaufwand weniger unpassend gemacht.
• Fehlende Akzeptanz: Die analoge Dokumentenverwaltung hat aus Sicht mancher Mitarbeitender ihre Vorteile und ist oft eine liebgewonnene Gewohnheit. Eine überstürzte DMS-Einführung kann Verweigerung zur Folge haben.
• Übersteigerte Erwartungen: Ein DMS optimiert viele Workflows, kann aber auch nicht alle Missstände des Büroalltags heilen und will richtig bedient und genutzt sein.
• Mikromanagement: Auch mit dem besten DMS lässt sich nicht jeder Sonderfall formalisieren. Das muss auch gar nicht sein! Ein gutes DMS verlangt nach Regulation und Vorgaben an der einen Stelle, um an der anderen Freiräume zu geben. 

Der wichtigste Schritt bei der Einführung eines DMS-Systems ist, einen erfahrenen Anbieter auszuwählen. Egal wie weit Ihre Ziele und Ideen für eine effizientere Arbeit schon gediehen sind, ein erfahrener Partner auf Augenhöhe, der auch bereit ist, Ihre Geschäftsprozesse zu verstehen, ist ein unerlässlicher Erfolgsgarant. Gemeinsam arbeiten Sie ein systematisches Vorgehen aus, das zu Ihrem Team und Ihrem Unternehmen passt.

Eine besonders günstige Voraussetzung ist, wenn Herstellerfirma und Anbieter des DMS ein und dasselbe Unternehmen sind. Dann nämlich erhalten Sie die Lösung, das Expertenwissen und die systematische DMS-Einführung aus einer Hand.  

Die verschiedenen Schritte der DMS Einführungen laufen nicht streng linear in klaren Abhängigkeiten. Sie bedingen sich, ergänzen sich und müssen daher in Teilen parallel erfolgen. Seien Sie sich immer des aktuellen Schrittes bewusst und bringen Sie Kompromissbereitschaft mit. 

Da Sie bereits diesen Artikel lesen, müssen über diesen Schritt nicht mehr viele Worte verloren werden. Mit der Erkenntnis der Notwendigkeit gehen auch Wünsche und Ziele einher. Das reicht völlig aus, um sich die ersten Anbieter und Produkte auf dem Markt anzuschauen. Oftmals werden an dieser Stelle schon große Pläne und Konzepte geschmiedet. Die Gefahr ist groß, es damit zu übertreiben. Schauen Sie sich stattdessen am Markt um und konkretisieren Sie mit den Anbietern Ihre Ziele, evtl. auch Visionen.

Die Wahl des Anbieters ist ein wesentlicher Schritt. Idealerweise sollte Sie schließlich auch bei der DMS-Einführung begleiten und Ihnen nicht nur das Produkt verkaufen. Natürlich sollten die Anforderungen Ihres Unternehmens von der DMS-Software erfüllt haben, aber auch zwischenmenschlich sollte es stimmen. Achten Sie darauf, dass man sich Zeit für Sie nimmt, Sie mit einem Briefing optimal abholt und Ihr Budget berücksichtigt. 

Bedenken Sie, dass Sie bei der Wahl des Anbieters auch in ein Beratungsverhältnis investieren. Ein seriöser DMS-Anbieter arbeitet lösungsorientiert mit Ihnen zusammen, analysiert Bedarfe und entwickelt Ideen mit Ihnen, statt Ihnen Angebote von der Stange zu machen. Die Zusammenarbeit für ein effizientes Vorgehen beruht demnach auf Kompetenz, Zuverlässigkeit und gegenseitigem Vertrauen. 

JA, auch dies ist der zweite Schritt. Nur wenige Anbieter haben mehrere DMS im Angebot. Daher ist die Entscheidung für ein Produkt auch oft die Entscheidung für einen Anbieter oder umgekehrt. 

Bei der Produktauswahl stellt sich zunächst die Frage, ob Sie eine individuell erstellte bzw. angepasste Lösung suchen oder eine Standardsoftware. Bei letzterer ist das Risiko bei der DMS-Einführung deutlich geringer, da weniger Freiheitsgrade weniger Potenzial für Fehlschläge bergen. In diesem Leitfaden zur Einführung des DMS gehen wir von einer Standardsoftware aus. 

Vor Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sollten Sie einige unabdingbare Kriterien auflisten. Erfolgversprechend wird die DMS-Einführung, wenn Sie die Wahl zwischen DMS in der Cloud und On-premises, also auf Ihren Servern, ebenso wie die Option zur modularen Erweiterung haben. Rechtssicherheit und GoBD-konforme Archivierung sind ebenfalls nicht verhandelbar. 

Neben diesen Basics achten Sie bitte auch auf Schnittstellen zu gängiger Buchhaltungssoftware sowie auf Funktionen wie Volltextsuche. Mit Scan-Modul und OCR (Optical Character Recognition), wie sie unsere Lösung CompuDMS bereitstellt, stellen Sie sicher, dass auch Papierunterlagen und eingescannte PDF ihren Weg ins DMS finden. 

Mit dem richtigen Anbieter an Ihrer Seite stellen Sie den IST-Zustand auf den Prüfstand, um den Arbeitsaufwand bei der DMS-Einführung und die Anforderungen an das System besser einzuschätzen. Dieser Schritt geht deutlich über die Entwicklung von Ideen oder Visionen hinaus. Technische Abhängigkeiten werden beurteilt und Prozesse analysiert.

Erfassen Sie, was genau bislang an Unterlagen digital eingeht und vorliegt und was noch in Papierform ist und digitalisiert werden muss. Überprüfen Sie, wie viele und welche Korrespondenzen sich unkompliziert vom Briefverkehr zum elektronischen Austausch wandeln lassen. 

Bestimmen Sie, welche technischen und zwischenmenschlichen Schnittstellen existieren und zielen Sie darauf ab, die Schnittstellen auf ein Minimum zu reduzieren. Anhand solcher messbaren Indikatoren können Sie nach der DMS-Einführung den Gewinn an Effizienz eindeutig nachvollziehen.

Es ist unverzichtbar, die Einführung des DMS mit einer Checkliste zu begleiten, auf der Sie u. a. verbindliche Ziele inklusive Daten für die Erledigung festhalten. Das kann etwa sein, dass die Aktenjahrgänge der letzten zwei Geschäftsjahre bis zu einem Stichtag digitalisiert sein müssen oder die vollständige Digitalisierung des Rechnungsworkflows innerhalb eines festgelegten Zeitraums.

Bleiben Sie dabei realistisch und systematisch! Abstrakte Fernziele demotivieren; erreichbar müssen sie sein und mit einem verbindlichen Zeitplan hinterlegt. Auch das Budget sollte genau fixiert und personelle Ressourcen aka Arbeitszeit und Zuständigkeiten festgelegt werden. Oft werden die Aufwände im eigenen Unternehmen vergessen. Fristen für den Anbieter helfen Ihnen nicht, wenn die eigenen Mitarbeiter nicht ausreichend zuarbeiten können, weil sie voll und ganz im Tagesgeschäft stecken.

Mit Ihrem Projektplan für die Einführung des DMS sind Sie bestens gerüstet. Nehmen Sie sich ein Pilotprojekt vor, das Sie einem Teammitglied aus dem mittleren Management mit Entscheidungskompetenz übertragen. 

Dann sollten Sie Schulungen für die Mitarbeitenden ins Auge fassen, jede Frage nach dem Warum der DMS-Einführung beantworten und Ihre Teams in dieser Testphase nach Verbesserungsvorschlägen fragen. Spätestens dann sollte Ihr Ziel sein, weitere Abteilungen zu digitalisieren. Wenn sich dieser DMS-Workflow etabliert und bewährt, weckt das meist von ganz allein das Interesse anderer Abteilungen.

Ein DMS einzuführen ist, mit klarem Blick betrachtet, alternativlos. Die Uhr im Office Management wird nicht zurückgedreht, sondern mit E-Rechnung und E-Mails gibt die Digitalisierung schon lange den Ton an. Um aber wirklich effizient zu arbeiten, muss auch die Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen in sinnvollen Workflows von der Erstellung bis zur Archivierung gedacht werden. 

Die Frage ist also nicht, ob Sie ein DMS wählen, sondern welches. Mit CompuDMS entscheiden Sie sich für eine bewährte ganzheitliche Lösung, die direkt aus der Hand des Herstellers kommt, der Sie bei der DMS-Einführung umfassend berät. Wenn Sie uns und unser Produkt kennenlernen möchten, laden wir Sie herzlich zu einem Demotermin ein.