Volltextsuche: Mit dieser Suchfunktion finden Sie Dokumente in Ihrem DMS in Sekundenschnelle

Dank der Digitalisierung werden die Büros zunehmend papierloser. Das sollte das Auffinden von Dokumenten und wichtiger Informationen doch eigentlich vereinfachen, sollte man meinen. Die Realität sieht jedoch anders aus: 

Bis zu einem Tag pro Woche (!) geht Mitarbeitenden für die ergebnislose Suche nach Informationen und Dokumenten verloren. 

Das ist ein typisches Effizienzproblem, das Sie lösen können, indem Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Volltextsuche einsetzen. Wir zeigen Ihnen, was die Volltextsuche von anderen Suchmethoden unterscheidet und wie Sie die passende Software finden.

Das Problem: Alle Metadaten müssen zuvor auch gesetzt worden sein. Dies kann manuell geschehen, oder, wenn Sie entsprechende Tools verwenden, auch automatisch. 

Die Volltextsuche hingegen ist ein Suchverfahren, bei dem nicht allein Metadaten in die Suche einbezogen werden, sondern der gesamte Textinhalt eines Dokuments wird auf die gewählten Suchbegriffe hin analysiert. 

Schlagwortsuche vs. Volltextsuche

Was führt schneller zum Ergebnis, wenn es heißt: Schlagwortsuche vs. Volltextsuche? Das kommt darauf an. Wenn Sie in großen Datenmengen nach einem allgemeinen Kriterium suchen, z. B. nach der Zahl 20 im Metadatenfeld „Rabatt“, um alle Kunden mit diesem Rabattsatz zu finden, ist die Schlagwortsuche der schnellere Weg. Denn alle Rechnungen nach „20“ zu durchsuchen, wäre wenig sinnvoll. 

Die Volltextsuche liegt hingegen immer vorn, wenn es um spezifische Begriffe geht, die in den Metadaten nicht enthalten sind. Das kann z. B. eine Typenbezeichnung eines gelieferten Artikels sein oder der Name eines Lieferanten. Die Volltextsuche hilft Ihnen auch immer dann weiter, wenn eine Datei falsch benannt oder nicht korrekt abgelegt wurde und dadurch einfach nicht auffindbar ist. 

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine datenbankgestützte Lösung, die auf die effiziente Organisation, Speicherung und Archivierung digitaler Dokumente ausgelegt ist. Um Dateien in Ihrem DMS wiederzufinden, gibt es zwei wichtige Funktionen: die Schlagwortsuche nach Metadaten und die Volltextsuche.

Finden Sie über die Metadatensuche nicht, was Sie suchen oder suchen Sie nach sehr spezifischen Kriterien, kommt die Volltextsuche ins Spiel. Dieses Feature gewährleistet, dass Sie erfasste Unterlagen intuitiv und in Sekundenschnelle wiederfinden. 

Was ist ein Beispiel für eine Volltextsuche?

Um Ihnen die Relevanz der Volltextsuche in der Praxis deutlich zu machen, hier ein kurzes Beispiel: Der Händler Ihres Vertrauens für ergonomische Büromöbel hat das Geschäft aufgegeben. Nun sollen weitere der beliebten höhenverstellbaren Schreibtische angeschafft werden, aber der Händler ist nicht mehr zu erreichen, und das genaue Modell des Schreibtischs ist unbekannt. 

Hat Ihre digitale Dokumentenverwaltung eine Volltextsuche integriert, können Sie die Rechnungen der letzten Jahre nach „Schreibtisch“ durchsuchen. So finden Sie die Rechnung mit der genauen Typenbezeichnung ohne langes Suchen und können die Büromöbel einfach nachbestellen.   

Kurz gesagt erleichtert die Volltextsuche in Ihrem DMS Ihnen und Ihrem gesamten Team auf verschiedenen Ebenen die Arbeit:

• Effizienz: Mit Volltextsuche finden Sie und Ihre Teammitglieder garantiert schneller die gesuchten Unterlagen und Informationen und sparen wertvolle Arbeitszeit, um sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. 
• Präzision: Ein DMS mit Volltextsuche ist in der Lage, den Inhalt aller enthaltenen Dokumente genau zu erfassen. Optische Texterkennung (OCR) ist dabei eine notwendige Voraussetzung dafür, dass die Volltextsuche auch eingescannte Dokumente bzw. PDF inkludiert.
• Arbeitserleichterung: Sie benötigen keinen indexierten Suchbegriff, um Ihre Datei zu finden, und müssen somit nicht eigens Dateinamen und Indexe pflegen.
• Anpassungsfähigkeit: Mit erweiterten Funktionen und dem Einsatz von Operatoren wie „and“ oder „not“ können Sie die Suche spezifizieren. 
• Allgemeingültigkeit: Mit Volltextsuche scheitern Sie nicht mehr an kryptischen Dateinamen oder unlogischen Ablageorten, die manchen Mitarbeitenden bisweilen einfallen. 

Eine Volltextsuche zu nutzen ist praktisch, effizient und spart Ihnen eine Menge Zeit. Kann diese überaus sinnvolle Funktion auch Nachteile haben? Nicht im eigentlichen Sinne, aber es gibt ein paar mögliche Fallstricke, die Sie kennen sollten, um ihnen vorzubeugen:

• Zu viele Ergebnisse: Wenn Sie von der Masse der Ergebnisse überwältigt sind und das passende Dokument nicht finden, empfiehlt sich eine spezifischere Suche. Das geht z. B. über konkretere Suchbegriffe oder Filter, mit denen Sie die Ergebnisliste auf bestimmte Dateiformate einschränken können.
• Tippfehler: Die Volltextsuche kann zwar einiges, aber sie kann falsch geschriebene Begriffe oder Zahlendreher nicht erkennen bzw. berichtigen. Eine korrekte Schreibweise ist also wichtig, damit Sie finden, was Sie suchen.

Insgesamt ist die Volltextsuche eine intuitive Suchmethode, wie wir sie heutzutage z. B. auch schon von Google und anderen Suchmaschinen gewohnt sind. Trotzdem kann eine kurze Schulung Ihres Teams sinnvoll sein, um es mit den relevanten Best Practices vertraut zu machen.

Um von Volltextsuche profitieren zu können, brauchen Sie nativ elektronische oder nachträglich digitalisierte Dokumente, eine Software, um diese Unterlagen abzulegen, und natürlich die Volltextsuche als integrierte Funktion. Mit einem DMS erfüllen Sie alle drei Voraussetzungen. 

Die Volltextsuche ist ein wichtiger Schritt hin zum digitalen, papierlosen Büro. So integrieren Sie die Volltextsuche in Ihrem Unternehmen:

1. Sie wählen eine DMS-Software, die zu den Bedarfen Ihres Unternehmens und Teams passt und eine ganzheitliche Lösung für Bearbeitung, Ablage, GoBD-konforme Archivierung und Suche bietet. Diese installieren Sie entweder auf Ihren Servern oder entscheiden sich für ein DMS in der Cloud.
2. Sie ordnen Ihre Dateien systematisch in der neuen Ablagestruktur. Mit einem Scan-Modul wie bei CompuDMS erfassen Sie auch Papierunterlagen digital, die dank Texterkennung ebenfalls über die Volltextsuche durchsuchbar sind.
3. Sie geben einen oder mehrere präzise Suchbegriffe ein, z. B. ein bestimmtes Wort oder einen Satzteil, der in exakt dieser Form im gesuchten Dokument enthalten ist. Sinnvoll sind Suchbegriffe, die spezifisch mit einem bestimmten Thema oder Vorgang zusammenhängen. 
4. Alle Dokumente, die diesen Suchbegriff oder diese Wortkombination enthalten, werden Ihnen angezeigt. Sind es zu wenig Ergebnisse, versuchen Sie es mit einem neuen Suchbegriff, sind es zu viele, wählen Sie eine spezifischere Wortkombination.

Wenngleich die Volltextsuche intuitiv zu nutzen und leicht verständlich ist, gibt es ein paar Tipps, mit denen Sie noch effizienter vorgehen und bessere Ergebnisse erzielen können:

1. Spezifisch: Bei unspezifischen Suchbegriffen oder Wörtern, die sehr häufig vorkommen, werden Sie schwerlich das richtige Dokument finden. Suchen Sie daher nach spezifischen Begriffen, die nicht in jedem zweiten Satz vorkommen. Erfolgversprechend sind u. a. Eigennamen oder Adressen. 
2. Keine Synonyme: Die Volltextsuche versteht nicht, dass zwei unterschiedliche Wörter dasselbe bezeichnen. Arbeiten Sie daher mit dem genauen Wortlaut.
3. Kurz und knapp: Bei zu langen Wortkombinationen steigt die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen. Halten Sie Ihre Suchbegriffe daher auch in Kombination kurz und prägnant.
4. Scans erfassen: Damit die Volltextsuche auch Scans erfassen kann, müssen diese als Text und nicht als Bild gespeichert sein. Achten Sie daher auf eine Software mit OCR (Optical Character Recognition).

Die Volltextsuche hat das Potenzial, Suchvorgänge rasant zu beschleunigen und Workflows zu optimieren. Das kann sie aber nur dann ausschöpfen, wenn sämtliche relevanten Business-Unterlagen an einem Ort digitalisiert, gespeichert und archiviert sind. 

Mit einer Lösung wie CompuDMS haben Sie ebendiese digitale Infrastruktur für Ihre Briefe, Gutachten, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, etc. Sie erfassen Papierdokumente via Scanmodul und haben für alle businessrelevanten Unterlagen eine rechtssichere Ablage. Und dank integrierter Volltextsuche finden Sie benötigte Informationen in kürzester Zeit. 

Gern zeigen wir Ihnen in einer unverbindlichen Webdemo, was CompuDMS in Ihrem Unternehmen zu effizienteren Workflows beitragen kann.