Digitale Dokumentenverwaltung: Software für den effizienten & sicheren Umgang mit Unternehmensdokumenten

In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, was Sie über Tools und Methoden zur digitalen Dokumentenverwaltung wissen sollten und warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) die optimale Lösung für Ihre Herausforderungen ist.

Es gibt verschiedene Systeme für die digitale Dokumentenverwaltung, die Sie dabei unterstützen, Ihre Unternehmensdokumente zu organisieren, zu speichern und darauf zuzugreifen. Zu den wichtigsten Vorteilen einer digitalen Dokumentenverwaltung gehören:

• Mehr Effizienz: Mit der Integration einer digitalen Dokumentenverwaltung in Ihr Unternehmen können Sie sämtliche Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit mit internen & externen Ansprechpartnern optimieren.
• Zeitersparnis: Die zentrale Speicherung und Funktionen wie eine Volltextsuche erleichtern Ihnen das Auffinden und Verwalten von Dokumenten, wodurch Sie effektiv Zeit sparen.
• Kostenersparnis: Mit einer digitalen Dokumentenverwaltung sparen Sie einerseits indirekt über optimale Workflows und andererseits direkt durch einen sinkenden Papierverbrauch, Drucker-Equipment u. Ä.
• Nachverfolgbarkeit: Da Sie sämtliche Versionen von Dokumenten in einer digitalen Dokumentenverwaltung speichern und nachverfolgen, sind alle Änderungen dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
• Höhere Sicherheit: Physische Dokumente gehen gerne einmal verloren und es ist schwierig, sie sicher gegen Zugriff durch Dritte zu schützen – die Software-Architektur einer digitalen Dokumentenablage können Sie hingegen so aufbauen, dass eine Langzeit-Archivierung und Verteilung der Zugriffsrechte gegeben sind.

Um das richtige System auszuwählen, sollten Sie sich über die verschiedenen Möglichkeiten informieren und diese vergleichen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

Speichern Sie Ihre Dokumente in einem „klassischen“ File-System, verwalten Sie diese zwar digital, sind aber noch meilenweit entfernt von einer effizienten digitalen Dokumentenverwaltung bzw. einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Beim klassischen File-System werden Dateien in Verzeichnissen und Ordnern auf Computern oder Servern abgelegt. Trotz seiner Beliebtheit stellt es Sie vor verschiedene Herausforderungen: unübersichtliche Dateistruktur, Schwierigkeiten bei der Suche nach bestimmten Dokumenten, viele Funktionen wie eine automatische Versionierung und ein Workflow-Management fehlen.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hingegen bietet eine umfassende Lösung für eine digitale und strukturierte Dokumentenverwaltung. Hier sind einige wichtige Unterschiede zwischen dem File-System und einem DMS im Vergleich:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie CompuDMS die innovativere und strukturierte Lösung ist, wenn Sie Ihre digitale Dokumentenverwaltung optimieren und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern möchten.

Bei der Wahl des passenden Tools für die digitale Dokumentenverwaltung ist eine weitere Entscheidung, die Sie treffen müssen, die Wahl zwischen einer On-Premises- und einer Cloud-Lösung.

Eine On-Premises-Lösung beinhaltet die lokale Installation und Verwaltung des Dokumentenverwaltungsprogramms auf den eigenen Servern Ihres Unternehmens. Ihre Daten werden intern gespeichert, wodurch Sie die volle Kontrolle behalten. Das scheint auf den ersten Blick oft als die sicherere Lösung. Allerdings bedeutet es auch, dass Sie für die erforderliche Infrastruktur, Wartung und Datensicherung selbst verantwortlich sind.

Im Gegensatz dazu ermöglicht Ihnen eine Cloud-Lösung, Ihre Dokumente sicher und zuverlässig in einer externen Cloud-Infrastruktur zu speichern. Sie können von überall und zu jeder Zeit auf Ihre Dokumente zugreifen, da sie in der Cloud gehostet werden. Der Anbieter einer DMS Cloud-Lösung übernimmt zudem die Verantwortung für die Infrastruktur, Wartung und Sicherheit.

Bei CompuDMS haben Sie die Flexibilität, das passende Nutzungsmodell für Ihr Unternehmen auszuwählen. Ob Sie Ihre Dokumentenverwaltung On-Premises oder in der Cloud durchführen möchten, liegt somit ganz bei Ihnen. Sprechen Sie mit uns, um mehr über die Unterschiede und Vorteile der beiden Optionen zu erfahren und die optimale Lösung für die digitale Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen zu finden.

Um eine digitale Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen einzuführen, brauchen Sie die passende Software. Vorab sollten Sie jedoch einige Punkte klären, um das passende Dokumentenverwaltungsprogramm für Ihr Unternehmen auszuwählen. Hier sind einige Fragen, die Ihnen dabei helfen können:
 

• In welchen Bereichen möchten Sie eine digitale Dokumentenverwaltung einführen?
  Überlegen Sie, in welchen Unternehmensbereichen eine effiziente Dokumentenverwaltung besonders wichtig ist. Dies könnte die Buchhaltung, das Personalwesen, der Vertrieb oder auch das Projektmanagement sein. Indem Sie die relevanten Bereiche identifizieren, können Sie gezielt nach einem Tool suchen, das alle Anforderungen erfüllt.
   
• Wie groß ist Ihr Unternehmen?
  Eine gute Dokumentenverwaltungssoftware ist für Unternehmen jeder Größe und in verschiedenen Branchen relevant – auch für Kleinunternehmen ist eine DMS-Software interessant. Sie hilft Ihnen dabei, Dokumente effizient zu organisieren, den Zugriff zu steuern und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden zu verbessern.
   
• Was soll die Software leisten können?
  Eine effektive Dokumentenverwaltungssoftware sollte Ihnen verschiedene Funktionen bieten. Zu den wichtigsten Merkmalen einer solchen Software gehören eine strukturierte Ablage, eine effiziente Suche, Versionierung von Dokumenten, Zugriffssteuerung, Integration in bestehende IT-Infrastrukturen, Automatisierung von Prozessen sowie Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen.
   
• Welche rechtlichen Vorschriften müssen Sie beachten?
  Bei der Auswahl eines Tools für die digitale Dokumentenverwaltung ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Software den rechtlichen Vorschriften entspricht. Dazu gehören z. B. die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), GoBD-Konformität und eventuelle branchenspezifische Bestimmungen. Erkundigen Sie sich bei dem Anbieter Ihrer Wahl, ob alle Kriterien erfüllt sind.

Indem Sie Fragen wie diese berücksichtigen und die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens analysieren, können Sie eine fundierte Entscheidung über die Auswahl der passenden Lösung zur digitalen Dokumentenverwaltung treffen.

CompuDMS ist eine DMS-Software, die Sie mit zahlreichen Funktionen bei der effizienten digitalen Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente unterstützt. Die Software bietet Ihnen zudem sinnvolle Schnittstellen, um eine einfache Integration in Ihr Unternehmen und eine effiziente Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten:
 

• Intuitive Benutzeroberfläche: Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche ermöglicht CompuDMS Ihren Mitarbeitenden eine schnelle Einarbeitung und ein sofortiges produktives Arbeiten mit der Software.
   
• Strukturierte Dokumentenverwaltung: CompuDMS bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente strukturiert abzulegen, zu kategorisieren und zu verschlagworten. Dadurch finden Sie alle benötigten Informationen schnell und einfach.
   
• Leistungsstarke Volltextsuche: Durch die leistungsstarke Volltextsuche und Texterkennung (OCR) können Sie Ihre Dokumente anhand des gesamten Inhalts durchsuchen. Finden Sie in Sekundenschnelle das richtige Dokument, indem Sie nach bestimmten Begriffen oder Phrasen suchen.
   
• Flexibles Zugriffsmanagement bei höchster Sicherheit: CompuDMS bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Verwaltung von Zugriffsrechten. Sie haben die volle Kontrolle darüber, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Zudem sorgt die Sicherheitsarchitektur der Software für den zuverlässigen Schutz Ihrer vertraulichen Informationen.
   
• Nahtlose Integration: CompuDMS lässt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Sie können die Software mit anderen Anwendungen wie Microsoft Office, Outlook, DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen und einer Computer-Telefonie-Integration verbinden.
   
• Skalierbare Lösung: Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, passt sich CompuDMS Ihren Anforderungen an. Die Software ist skalierbar und wächst mit Ihrem Unternehmen mit.
   
• Zusätzliche Module: CompuDMS ist eine umfassende Lösung für Ihr Dokumentenmanagement. Neben den Basis-Funktionen können Sie die Software auch um zusätzliche Module, z. B. zur Dokumentenlenkung oder das Workflow-Management, erweitern.