DMS-Software für Kleinunternehmen: Effiziente & revisionssichere Dokumentenverwaltung für KMU

Die Digitalisierung bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen enorme Wachstumschancen, stellt sie aber auch vor besondere Herausforderungen. Wahrscheinlich kennen Sie aus Ihrem Unternehmensalltag, was auch Studien bestätigen: Zeitmangel, begrenzte Budgets und Ressourcen sowie Personalengpässe sind die größten Hürden, denen KMU im digitalen Wandel begegnen.

Ein Ansatzpunkt zur Lösung dieser Probleme ist die Umstellung auf die digitale Verwaltung Ihrer Dokumente mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Mit einer DMS-Software für Kleinunternehmen minimieren Sie nicht nur Fehler bei der Ablage und Bearbeitung. Sie sparen auch effektiv Zeit bei der Suche und können alle Dokumente revisionssicher archivieren.

Die entscheidende Frage ist jedoch: Wie finden Sie die richtige DMS-Software für Kleinunternehmen? Schließlich soll die Lösung einfach bedienbar sein, alle wichtigen Funktionalitäten bieten wie z. B. eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie Sie die optimale Lösung finden und Ihren Unternehmenserfolg nachhaltig durch digitale Tools stärken. 

Jedes Unternehmen kann von einer DMS-Software profitieren und die eigenen Prozesse damit optimieren – egal, in welcher Branche Sie tätig sind. Gerade für KMU stellen digitalisierte Prozesse einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Eine DMS-Software für Kleinunternehmen verbessert die Zusammenarbeit in Ihrem Team, spart Kosten und erleichtert Ihnen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Wie die meisten Unternehmen nutzen Sie aktuell wahrscheinlich schon ein ordnerbasiertes, digitales Ablagesystem für Dokumente auf Ihren PCs oder Ihrem Server. Gegenüber diesem File-System bringt eine DMS-Software für Kleinunternehmen jedoch viele Vorteile mit sich. Dazu gehören z. B. eine zentrale Speicherung der Daten, individuell steuerbarer Zugriff für Ihre Mitarbeitenden sowie Schutz vor rechtlichen Fallstricken.

Die wichtigsten Vorteile eines DMS für KMU zeigen wir Ihnen hier im Überblick:

• Erfüllung rechtlicher Vorgaben: Ein DMS für Kleinunternehmen hilft Ihnen dabei, Ihre Unterlagen revisionssicher abzulegen und Vorschriften wie die GoBD und die DSGVO zur elektronischen Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten einzuhalten.
• Effiziente Dokumentsuche: Auch in Kleinunternehmen kann die Suche nach Dokumenten langwierig und frustrierend sein. Mit einem DMS können Ihre Mitarbeitenden durch die Texterkennung (OCR) und Volltextsuche relevante Unterlagen auf Knopfdruck finden.
• Reduzierung des Papierverbrauchs: Durch die Digitalisierung von Dokumenten sparen Sie nicht nur Kosten, sondern sind auch noch nachhaltig und tragen zum Umweltschutz bei. Durch den Einsatz einer DMS-Software für Ihr Kleinunternehmen reduzieren Sie den Bedarf an gedruckten Dokumenten und Papier.
• Versionshistorie einsehen: Eine DMS-Software speichert automatisch alle Bearbeitungsschritte und Versionen einer Datei. Dadurch haben Sie jederzeit Zugriff auf frühere Dokumentenversionen und können Änderungen nachvollziehen, rückgängig machen oder vergleichen.
• Standortunabhängiger Zugriff: Eine DMS-Software ermöglicht Ihnen den standortunabhängigen Zugriff auf Ihre Dokumente. Das erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit intern und mit externen Ansprechpartnern, erhöht die Flexibilität Ihrer Geschäftstätigkeit und ermöglicht das Arbeiten aus dem Homeoffice.
• Optimierte Sicherheit: Im Vergleich zu einem herkömmlichen Dateisystem bietet ein DMS mehr Sicherheit, da Ihre Daten durch individuelle Zugriffsrechte geschützt sind. Mit einer DMS-Software für Kleinunternehmen können Sie Zugriffsrechte individuell verwalten und sensible Informationen vor unbefugten Ansichten schützen.

Kleine und mittelständische Unternehmen haben oft nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung und können es sich nicht leisten, viel Zeit und Manpower in die Einrichtung digitaler Lösungen zu investieren. Unsere Erfahrung zeigt, dass es daher besonders wichtig ist, eine intuitiv bedienbare DMS-Software für Kleinunternehmen zu wählen, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Unternehmensanwendungen und Workflows integrieren lässt.

Kriterien, die Sie bei der Auswahl einer DMS-Software beachten sollten:

Ein entscheidendes Kriterium für die Auswahl einer DMS-Software für Kleinunternehmen ist eine benutzerfreundliche Oberfläche, die eine schnelle Einarbeitung Ihrer Mitarbeitenden ermöglicht. Eine intuitive Bedienung und Navigation erleichtern Ihnen den Zugriff auf Dokumente. So können sich Ihre Mitarbeitenden schnell mit dem DMS vertraut machen und effizient arbeiten. Die nahtlose Integration in Ihre bestehende Unternehmensstruktur sorgt zusätzlich für mehr Effizienz bei der Durchführung Ihrer Arbeitsabläufe.

Bei der Auswahl eines DMS ist es außerdem entscheidend, dass es nahtlos mit den Programmen und Anwendungen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeitet. Als DMS-Software für Kleinunternehmen bietet Ihnen CompuDMS z. B. vielfältige Schnittstellen zu wichtigen Anwendungen wie Microsoft Office, Outlook, DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen und eine Computer-Telefonie-Integration.

Eine leistungsfähige DMS-Software für Kleinunternehmen sollte Ihnen wichtige Funktionen bieten, die Sie für die digitale Dokumentenverwaltung benötigen. Dazu gehören z. B. die Verwaltung und Archivierung aller Dateiformate, die Texterkennung (OCR) und die Volltextsuche, Integration in Microsoft Office und Sicherheitsfunktionen wie definierbare Benutzerrollen und Zugriffsrechte.

Die Entscheidung zwischen einer Cloud- oder On-Premises-Lösung ist für KMU von großer Bedeutung und hängt oft von spezifischen Präferenzen und Sicherheitsbedenken ab.

• On-Premises: Diese Lösung ermöglicht es, die Dokumentenverwaltung auf einem lokalen Server in Ihrem Unternehmen durchzuführen. Viele kleine Unternehmen bevorzugen die On-Premises-Nutzung, da sie mehr Kontrolle über die Daten und somit zumindest gefühlt mehr Sicherheit bietet.
• Cloud-Speicherung: Moderne DMS-Cloud-Infrastrukturen bieten hohe Sicherheitsstandards und ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit. Trotzdem äußern gerade kleine Unternehmen häufig noch Sicherheitsbedenken.
  
  Tatsächlich sind Cloud-Lösungen aber oftmals sicherer als lokale Speicherungen – vor allem wenn im eigenen Unternehmen wenig Erfahrung mit IT und den erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind. Cloud-Anbieter legen sehr großen Wert auf umfassende Sicherheitsmaßnahmen, wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und regelmäßige Backups, um die Daten bestmöglich zu schützen. Zusätzlich dazu profitieren Sie als Kunde von automatischen Updates und einem professionellen IT-Support.

Mit CompuDMS bieten wir unseren Kunden die Flexibilität, zwischen beiden Optionen zu wählen und somit den individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. So können Sie selbst entscheiden, ob Sie Ihre Dokumentenverwaltung in der Cloud oder auf einem eigenen Server (On-Premises) durchführen möchten.

Mit einem DMS können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente gemäß den gesetzlichen Anforderungen GoBD-konform archiviert werden. Dies gewährleistet, dass Ihre Unterlagen revisionssicher vor Verlust oder Manipulation geschützt sind. Sie können Ihre Dokumente effizient und zuverlässig speichern, verwalten und bei Bedarf schnell wiederfinden. Dadurch ersparen Sie sich im Bestfall Sorgen und im Worst Case rechtliche Konsequenzen.

Als DMS-Software für Kleinunternehmen und Mittelständler können Sie mit CompuDMS die digitale Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente optimieren. Das DMS bietet Ihnen alle wichtigen Funktionen und Schnittstellen für eine einfache Integration in Ihr Unternehmen und die effiziente Zusammenarbeit im Team.

Die Benutzeroberfläche von CompuDMS wird von unseren Kunden als sehr intuitiv bewertet und benötigt keine spezielle Einarbeitung. Darüber hinaus erfüllt die Software die gesetzlichen Anforderungen zur GoBD-konformen Archivierung und gewährleistet damit die Sicherheit Ihrer Daten. Zusätzlich können Sie individuelle Zugriffsrechte festlegen, um den Schutz sensibler Informationen zu gewährleisten.

CompuDMS passt sich flexibel Ihren individuellen Anforderungen an – entscheiden Sie z. B. selbst, ob Sie die Software in der Cloud oder als On-Premises-Lösung nutzen möchten.

Um mit der Digitalisierung Schritt zu halten und Ihr Unternehmen zukunftssicher auszurichten, ist die Transformation hin zu digitalen Arbeitsprozessen unausweichlich. Auch wenn viele kleine und mittelständische Unternehmen nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung haben, legen Sie mit einer effizienten digitalen Dokumentenablage und Dokumentenverwaltung den Grundstein für mehr Sicherheit und Produktivität bei sinkenden Kosten und sinkendem zeitlichen Einsatz.

Damit Sie von diesen Vorteilen profitieren können, ist jedoch die Auswahl einer passenden, professionellen DMS-Software für Kleinunternehmen von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören eine intuitive Bedienung, nahtlose Integration, vollständiger Funktionsumfang, hervorragende Sicherheitsstandards sowie die Wahl zwischen Cloud- oder On-Premises-Lösung.