Das „papierlose Büro“ gilt seit einigen Jahren als das Leitbild für die Verwaltung von Dokumenten in deutschen Unternehmen. Laut einer bitkom-Studie arbeitet immerhin jedes dritte Unternehmen in Deutschland mittlerweile weitestgehend papierlos – Tendenz steigend. Digitale Dokumente sollen Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern, die Umweltbelastung durch Papiermüll verringern und vor allem die Verwaltung der Dokumente erleichtern.
Klingt gut, aber in der praktischen Umsetzung stehen viele Unternehmen schnell vor einem weiteren Problem: Auf dem Server ist viel mehr Platz als im Aktenschrank im Flur. So wächst die digitale Ablage über Filesysteme mit unterschiedlichen Zugriffsrechten und Dateiversionen sich oftmals zu einem unübersichtlichen Chaos aus.
Damit Sie im Zuge der Digitalisierung Ihres Unternehmens nicht zum Opfer einer neuen „digitalen Dokumentenflut“ werden, sollten Sie deswegen von Anfang an auf ein verlässliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) setzen. Was das ist, welche Vorteile es Ihnen bringt und wie Sie ein DMS-System erfolgreich einführen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Einfach erklärt ist ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) eine Software-Lösung, die Sie dabei unterstützt, Dokumente in Ihrem Unternehmen digital zu verwalten. Die wichtigsten Vorteile sind, dass Sie Dokumente leichter und eindeutig in ihrer aktuellen Version finden sowie gemäß den gesetzlichen Anforderungen ablegen können.
Dokumentenmanagementsysteme sind für Unternehmen verschiedener Größen und Branchen sinnvoll.
Die Funktionsweise eines Dokumentenmanagementsystems lässt sich am besten erklären, indem wir den Weg nachvollziehen, den ein Dokument innerhalb des DMS nimmt:
Sie können mit einem DMS sämtliche in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente von der Rechnung bis zur Personalakte digital verwalten.
Professionelle Dokumentenmanagementsysteme wie CompuDMS setzen außerdem auf eine revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung, die z.B. vor dem Finanzamt Bestand hat. Weitere, grundsätzliche Funktionen sind eine übersichtliche Verwaltung verschiedener Dateiversionen sowie eine Export-Funktion.
Bei einem Dokumentenmanagementsystem ist es vor allem wichtig, wo die verwalteten Dokumente gespeichert werden. Grundsätzlich gibt es zwei Optionen:
Mit CompuDMS bieten wir Ihnen eine Lösung, die beide Optionen abdeckt.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist wichtig für Ihr Unternehmen, wenn Sie Dokumente papierlos, transparent und logisch verwalten und rechtssicher archivieren möchten. Im Gegensatz zu einem „klassischen“ Filesystem können Sie mit einem DMS die Workflows und die Zusammenarbeit im Unternehmen effizienter gestalten sowie Fehler bei der Bearbeitung von Dokumentenversionen reduzieren.
Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems und die Bedeutung seiner Rolle in Ihrem Unternehmen zeigt sich besonders deutlich im direkten Vergleich mit der „klassischen“ Ablage von Dateien im Filesystem. Dabei legen Sie verschiedene Ordner an, in denen Sie Ihre Dokumente individuell benannt in getrennten Silos ablegen.
Oft bleibt es aber nicht nur bei einem Verzeichnis, sondern es kommen Unterordner sowie verschiedene Dateiversionen hinzu, die nicht korrekt benannt werden. Das Ergebnis ist eine chaotische und ineffiziente Ablage, die eine ernstzunehmende Fehlerquelle in Ihrer Verwaltung darstellt.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Ihre digitale Dokumentenablage und Dokumentenverwaltung hingegen revolutionieren:
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem ist mehr als nur eine Software zur Dokumentenverwaltung. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Workflows und Dokumente gleichzeitig zu betrachten, sodass Sie die Dokumentenlenkung und Funktionen an Ihre Arbeitsprozesse anpassen können. Gleichzeitig können Sie so die Zeit, die Ihre Mitarbeitenden für das Dokumentenmanagement aufwenden müssen, effektiv reduzieren.
Neben einer intuitiven Bedienung und revisionssicheren Archivierung können Sie mithilfe der Software Dokumente einfacher finden und flexibel auf diese zugreifen. Ein Beispiel für eine DMS-Software, die diese Kriterien erfüllt, ist CompuDMS.
Eine zentrale Funktion einer DMS-Software, die sie grundlegend von anderen Tools unterscheidet, ist die Suchfunktion. Während Sie im Filesystem darauf angewiesen sind, die Ordnerstruktur zu kennen, um Dokumente zu finden, verfügt eine DMS- bzw. Dokumentenverwaltungssoftware über eine komplexe Suchmaske.
Sie können ein Dokument mithilfe der Metadaten und eines Suchassistenten somit auch dann finden, wenn es vermeintlich unlogisch abgelegt wurde. Eine Software mit einer zuverlässigen Texterkennung ermöglicht Ihnen zudem eine Volltextsuche anhand der Inhalte des gesuchten Dokuments.
Möchten Sie ein Dokumentenmanagementsystem in Ihrem Unternehmen einführen, ist es zudem wichtig, dass die ausgewählte Software mit den Programmen kompatibel ist, die Sie im Arbeitsalltag verwenden. CompuDMS bietet Ihnen z.B. Schnittstellen zu folgenden Anwendungen:
Zudem haben Sie die Möglichkeit, Daten automatisch importieren oder exportieren zu lassen sowie anschließend individuell festlegbare Folgeprozesse anzustoßen.
Als Dokumentenmanagementsystem-Anbieter hat CompuKöln die Dokumentenmanagementsystem-Software CompuDMS entwickelt. Unsere Anwendung bietet Ihnen zahlreiche Funktionen für eine effizientere Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen:
Selbstverständlich erfüllt CompuDMS alle Kriterien und gesetzlichen Anforderungen für die GoBD-konforme Archivierung von Dokumenten und bietet Ihnen mit einer 2-Faktor-Authentifizierung höchste Sicherheit beim Zugriff auf Ihre Dokumente und Daten.
Interessant für Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer: CompuDMS ist außerdem eine mandantenfähige und PS 880 zertifizierte DMS-Software.
Wie Sie sich denken können, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ein komplexes Vorhaben. Deswegen ist es uns wichtig, Sie als zuverlässiger Partner bei jedem Schritt zu unterstützen, damit Sie CompuDMS innerhalb kürzester Zeit produktiv im Unternehmensalltag einsetzen können:
Sind Sie interessiert und möchten CompuDMS zunächst kostenfrei und unverbindlich testen? Dann können Sie in unserem Download-Center CompuDMS Professional als Dokumentenmanagementsystem inklusive Kontaktverwaltung herunterladen. Die Nutzung ist für bis zu zwei Anwender kostenlos, sodass Sie sich selbst davon überzeugen können, ob das Tool zu Ihren Anforderungen passt.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie die Dokumentenverwaltung und -ablage in Ihrem Unternehmen nicht nur digitalisieren – ein DMS unterstützt Sie ebenfalls dabei, Ihre Workflows zu optimieren, effizienter zu arbeiten und dabei gesetzliche Anforderungen an die Archivierung von Dokumenten umzusetzen.
Damit das „papierlose Büro 2.0“ zu einem Erfolg wird, sollten Sie auf eine geeignete DMS-Software setzen. Ein Tool wie CompuDMS zeichnet sich dadurch aus, dass es modular aufgebaut, als On-Premises- sowie Cloud-Lösung verfügbar ist und Sie sämtliche Funktionen an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.
Wenn Sie mehr über CompuDMS erfahren möchten, melden Sie sich gern für ein Beratungsgespräch oder buchen Sie eine Web-Demo, um unsere Workflow-Module kennenzulernen.
Dokument Management GmbH
Stollwerckstr. 5
51149 Köln
