Vogel & Plötscher nutzt CompuDMS in fast allen Bereichen

Herr Valentin, wie kommt eine Firma aus dem Breisgau auf einen IT-Spezialisten aus Köln?

Valentin: Ich habe zuhause Rechnungen sortiert und mich gefragt, ob das mit PDF-Scans nicht viel schneller ginge. Dann habe ich einfach mal nach einem geeigneten Datenbanksystem gegoogelt und bin auf CompuKöln gestoßen. Die kostenlose Version von CompuDMS hat mich auf Anhieb überzeugt. Beeindruckt hat mich insbesondere die sehr gute Dokumentation. Selten habe ich so etwas Klares gelesen, wirklich klasse!

Damit hatten Sie Ihr heimisches Problem gelöst. Eine Blaupause für die Firma?

Valentin: Das hat viel mit GoBD zu tun, also den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Belege müssen sicher sein, unveränderbar gespeichert und zehn Jahre lang aufbewahrt werden. In Papierform sammelten sich da jedes Jahr vier Meter an neuen Ordnern an. Eine Digitalisierung war also überfällig.

Und so haben Sie die Lösung von CompuKöln ins Spiel gebracht?

Valentin: Ja, und es folgte eine überzeugende Presales-Phase. In einer Online-Demonstration präsentierte CompuKöln-Geschäftsführer Dr. Oliver Schliebusch das System unserer Geschäftsführung und auch potenziellen Schlüsselanwendern aus unserem Haus. Sie sollten ja mit dem System zurechtkommen. Unser Eindruck: CompuDMS ist übersichtlich und passt zu unseren Anforderungen, die wir zuvor definiert hatten.

Nachdem Sie sich dafür entschieden hatten: Welche Vorteile bringt CompuDMS Professional für Ihr Unternehmen konkret?

Valentin: Wir haben es mit einer großen Zahl von Belegen zu tun, rund 100 bis 200 Rechnungen im Monat von vielen verschiedenen Lieferanten. CompuDMS dient nicht nur als Archivsystem, sondern unterstützt auch Workflows bei der Rechnungsbearbeitung: Das fängt an bei der automatischen Erfassung von Rechnungen, unterstützt uns aber auch bei der Rechnungsprüfung und der Freigabe durch die Geschäftsleitung sowie der Zuordnung von Bestellungen und Lieferscheinen. Eine wichtige Anforderung war auch die vorhandene Schnittstelle zu DATEV. Die Workflows sind klar und sehr gut auf den Mittelstand zugeschnitten.

Wird die Software ausschließlich von der Buchhaltung genutzt?

Valentin: Sukzessive setzen wir das Dokumentenmanagementsystem auch zur Abbildung von Produktions- und Qualitätssicherungsprozessen ein. Unsere Geräte sind von der Deutschen Bahn zertifiziert, wir sind eine zertifizierte Prüfstelle für Gleismessanlagen. Für die digitale, unveränderbare Archivierung von Zertifikaten nutzen wir das System ebenso wie für Montageanleitungen und Konstruktionspläne, die wir für die Fertigung benötigen.

Verbessert das DMS die Qualität der Prozesse?

Valentin: Wir betreiben aktives Qualitätsmanagement mit CompuDMS. Wenn wir beispielsweise halbjährlich den TÜV im Haus haben, ziehe ich alle angeforderten Nachweise aus dem System. Das mache ich alles live und benötige keine Vorbereitung mehr. Früher mussten stundenlang Ordner gesucht und gewälzt werden. Auch für die Monteure in der Fertigung ist es enorm hilfreich: Sie können die jeweils aktuellen Konstruktionspläne am Touchscreen direkt in der Werkstatt einsehen. Dank der Formatoffenheit von CompuDMS lassen sich auch 3D-Daten anzeigen. Das minimiert Fehler und bedeutet so gut wie keine Reklamationen mehr. Fehlmontagen haben wir dadurch quasi abgeschafft.

Wie weit greift CompuDMS heute in Ihre Prozesse ein?

Valentin: Im Grunde ist es zu unserer Standardsoftware geworden und wir versuchen, alles damit zu lösen. Neben Buchhaltung, Archivierung und QM nutzen wir es beispielsweise auch als Ergänzung zu unserem ERP-System. Ständig kommen neue Anwendungsfelder hinzu, wie etwa bei der Wareneingangskontrolle.

Sie sind ITler. Was schätzen Sie an der Software?

Valentin: Es ist ein Produkt, das keine Fragen offenlässt, gerade auch hinsichtlich der Schnittstellen. Sehr hilfreich finde ich die komfortablen Volltext-Suchfunktionen, elegant gelöst ist die Zuordnung von unterschiedlichen Dokumenteneigenschaften. Das System ist sehr transparent, die Verwaltung der Lizenzen oder das Anlegen neuer Benutzer ist einfach. Es lässt sich bedarfsgerecht zuschneidern und ist hochperformant. An der logisch gestalteten Oberfläche ist die Handschrift von CompuKöln sichtbar.

Sehen das auch Ihre Kolleginnen und Kollegen so?

Valentin: So ein Change-Prozess löst anfangs hier und da ein wenig Skepsis aus. Doch der Anwender-Nutzen war von Beginn an sichtbar. Der Prozess ist implementiert und akzeptiert.

Wie lief die Einführung ab?

Valentin: Via Telefon, E-Mail und TeamViewer, die Kommunikationsfähigkeiten von CompuKöln sind sehr gut – kompetent und begeisternd. Als Kunde fühlt man sich ernst genommen. Alle vorgebrachten Kritikpunkte waren schnell vom Tisch.

Und wie lang hat das gedauert?

Valentin: Die technische Inbetriebnahme dauerte nur Stunden bis wenige Tage. Der gesamte Einführungsprozess mit kleinen Anpassungen war eine Sache von wenigen Monaten. Nach einem Vierteljahr konnte man von einem stabilen, etablierten Prozess sprechen. Die interne Verbreitung der Anwendungen für weitere Einsatzbereiche ist ein kontinuierlicher Prozess und dauert natürlich noch an. An manchen Stellen galt es zudem, die vorhandene Schatten-IT, also individuelle Behelfslösungen, abzubauen.

Was schätzen Sie besonders an der Zusammenarbeit mit CompuKöln?

Valentin: Die Betreuung: Da sprechen Experten mit Experten, die wissen, wovon sie reden. Dickes Lob auch für den Support. Wenn wir mal Hilfe brauchen oder was ändern wollen, wird immer prompt und freundlich reagiert. Das machen die richtig gut. Wir merken, dass CompuKöln klar auf den Mittelstand ausgerichtet ist und fühlen uns gut aufgehoben.

Ihr Fazit nach gut drei Jahren Anwendung?

Valentin: Die Digitalisierung ist mit CompuDMS im Mittelstand angekommen.

Das Interview wurde von Marko Ruh geführt.